Digitalizar los procesos documentales, como los permisos de trabajo especiales, se ha vuelto una necesidad. Y es que, hoy en día, con las herramientas disponibles, gestionar documentos de manera manual y usar papel para ello, disminuye la productividad. Es decir, perdemos tiempo, dinero y recursos de todo tipo.

Este tema cobra aún mayor relevancia si lo que buscamos es agilizar los procedimientos, para gestionar de manera adecuada los permisos de trabajos que deben de establecer las medidas de control en aquellas tareas críticas con riesgos especiales.

No obstante, el cambio hacia la digitalización dentro de cualquier empresa no es tan fácil como parece. ¿Cuáles son esos elementos que hacen que estos cambios sean difíciles de efectuar? En este artículo te explicamos algunas barreras a las que se pueden enfrentar las compañías al momento de dar el paso hacia la digitalización de permisos de trabajo especiales, y que son fruto de nuestras experiencias en la implantación de nuestra APP de permisos de trabajos Asseworks.

Permisos de trabajo especiales: Obstáculos más habituales en los procesos de digitalización

Uno de los errores más habituales es concebir a los permisos de trabajo especiales (PTE) como una lista de chequeo para el control de ciertos trabajos de riesgo y de las medidas preventivas.

La realidad es que el procedimiento de permisos de trabajos especiales debe ser concebido como un instrumento de coordinación y comunicación entre las distintas empresas/ trabajadores que participan en la ejecución de la tarea peligrosa. Además de esa función de control que tiene implícita. Es precisamente en este aspecto en donde radica la eficacia de la digitalización y, a su vez, donde reside toda la dificultad.

Si digitalizar listas de chequeo es algo ya habitual, nuestra App Asseguratte es una muestra de ello, la digitalización de los permisos de trabajo es un proceso totalmente distinto en el que se deben superar unas barreras para que pueda ser efectivo al 100%.

Barreras al abordar procesos de digitalización de PTE

Con base en nuestra experiencia, a continuación, destacamos algunos de los obstáculos más habituales:

  • La dificultad de poder configurar múltiples flujos de comunicación, con diversos usuarios y niveles de responsabilidad distintos.
  • La existencia de turnos y, en consecuencia, limitaciones de presencia de firmantes a lo largo de todo el período de vigencia del permiso. Especialmente durante las extensiones del mismo.
  • El poder identificar de forma unívoca el punto de trabajo y evitar accidentes debidos a intervenciones en instalaciones erróneas.
  • La distinta variabilidad de disponibilidad de responsables en función de la hora o del día, de modo que la app de digitalización debe poder dar respuesta en todas las circunstancias. Especialmente en horas/días de bajo personal.
  • La asignación de la implantación de ciertas medidas preventivas a personas concretas. De modo que cada persona es responsable de implantar o vigilar medidas específicas para su puesto o nivel de responsabilidad.
  • El registro de usuarios ajenos a la organización (contratas y subcontratas), aunque no estén dados de alta como usuarios en la app, no debe suponer una limitación para la firma del permiso por todos los actores que establece el procedimiento específico del cliente.
  • La visibilidad de todos los permisos coincidentes. La posibilidad de tener una visión general de todos los permisos activos desde los propios dispositivos móviles in situ y que favorece el control de trabajos incompatibles.
  • El proceso comunicativo de todos los estados de permisos de trabajo, desde su creación hasta su finalización, a todos los usuarios, de modo eficaz, y a través de sus dispositivos móviles.
  • Posibilitar la auditoría in situ desde los dispositivos móviles en las inspecciones o auditorías internas o externas del sistema de gestión.

Y, por último, que estos permisos de trabajo puedan ser utilizados como una herramienta formativa para el equipo involucrado, a través de charlas pre-tarea..

Otras barreras a superar al momento de digitalizar PTE

Además de las barreras explicadas anteriormente, existen otros obstáculos que pueden complicar la gestión digitalizada de PTE.

Ausencia de cultura preventiva

Este es un aspecto básico que debería contemplar cualquier organización, pero que, sin embargo, muchas no toman en cuenta. Si la directiva y los equipos de trabajo no se percatan del valor de crear y mantener una cultura preventiva, va a ser muy complicada la gestión de PTE. Y no sólo esto, sino cualquier documentación relacionada con la Prevención de Riesgos Laborales (PRL).

Es por ello que, antes de saltar hacia la digitalización, es recomendable analizar en qué nivel de madurez, en relación con la cultura preventiva, se encuentra la compañía.

Mínimos o nulos reportes de información

Aunque algunas veces las empresas hayan superado la barrera anterior y cuenten con una cultura preventiva, puede darse el caso de que los involucrados en la gestión no realicen los reportes de datos habituales.

En este sentido, es necesario promover la participación de todos los equipos de trabajo, y evitar así este tipo de vacíos de información tan importantes.

No definir la cantidad o flujo de trabajo

Establecer unas directrices y definir los procesos y flujos de trabajo, aunque después sufran modificaciones para poder adaptarse a la digitalización, son maneras de garantizar un procedimiento exitoso y superar esta barrera.

No precisar quiénes serán los actores responsables en los PTE

Cada una de las personas debe saber cuál será el rol a desempeñar dentro del proceso de gestión. ¿Tengo definido mi papel?, ¿qué debo hacer y dónde finaliza mi labor?, son preguntas que cada persona debería saber responder. Estas preguntas son claves para que la digitalización funcione de manera exitosa.

Solución eficaz ante las barreras encontradas en la digitalización PTE

Al momento de tramitar permisos de trabajo seguros y especiales, lo ideal es disponer de una app o herramienta informática que haya sido desarrollada de manera particular para la empresa. Así, al contemplar todas las necesidades empresariales, resulta más eficaz.

Durante el proceso de creación de nuestra app para permisos de trabajo digitalesAsseworks, nos hemos tenido que enfrentar a todas estas barreras en sectores tan exigentes como el químico, naval y siderúrgico.

Como resultado, hemos obtenido una app de prevención y seguridad robusta y eficaz que ha ido evolucionando durante dos años con todas las casuísticas que nos hemos encontrado. Ejemplo de ello son nuestros casos de éxito Messer y Astander.

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