¿Usas hojas excel para la gestión de la prevención de Riesgos laborales?

¿Usas hojas excel para la gestión de la prevención de Riesgos laborales?

Ventajas de la digitalización en la gestión de la prevención de riesgos laborales

Todos los procesos para la gestión de la prevención de riesgos laborales son ahora más fáciles con la llegada de nuevas herramientas tecnológicas. Y esto lo saben las organizaciones; por ello, muchas de ellas le han ganado al tiempo y han implementado softwares que se encargan de sintetizar todos estos procesos. 

Figura 1: Flujo de gestión de la gestión preventiva tradicional.

¿El objetivo? Además de agilizar tareas, se busca definir y organizar las acciones de control y supervisión de cada tarea o puesto de trabajo; y con ello, establecer un control del riesgo más específico, efectivo y ágil que reduzcan la siniestralidad.

Pero estos no son los únicos beneficios de la digitalización de la gestión de la prevención en esta rama. En esta entrada del blog conocerás al menos 8 ventajas que tendrá tu empresa al usar algunas tecnologías en materia de seguridad en el trabajo. 

¡Veamos! Por qué digitalizar los procesos para la prevención de riesgos laborales

No obstante, la transformación digital destinada a la seguridad preventiva en el trabajo no debe ser vislumbrada como un gasto; sino como una inversión. Y no es para menos, entre las funciones principales de un software preventivo transversal, están:

  • Controlar de riesgos.
  • Contribuir a una mejor comunicación y gestión de los incidentes.
  • Minimizar el riesgo de reincidencia.
  • Monitorear indicadores de rendimiento.
  • Automatizar comunicaciones y alertas.
  • Acceder a procedimientos e instrucciones de trabajo.

Figura 2: : Flujo en dos pasos después de adoptar una transformación digital.

Otras de las funciones de estas herramientas es la gestión de permisos de trabajo digitales. Con una app de permisos de trabajo, el supervisor podrá automatizar el proceso, controlarlo, auditarlo en todas sus fases y estados. Ahora cuáles son algunas ventajas de la gestión digital de la prevención de riesgos laborales.

1. Impulsa la proactividad

2. La seguridad integrada y descentralizada

3. Participación en la cadena de mando

  • gestión de la prevención de riesgos laborales es la fácil adherencia a los procesos, al evitar el rellenar hojas excel, enviar mails, y otras actividades de índole administrativo que no aporta valor a la eficacia del sistema. Lo que, a corto plazo, permite que haya más participación cooperativa en toda la cadena de mando, y trabajadores.

4. Comunicación efectiva

5. Contribuye con la economía verde

Un punto a favor que se sumaría a tu gestión en la empresa si incorporan la digitalización, es el aporte a la economía verde. Pues, al automatizar los procesos de prevención de riesgo, se estaría eliminando el papel, además de otros elementos contaminantes para el medio ambiente.

6. Supervisión efectiva

  • digitalización en la gestión de prevención de riesgos específicamente, ya esto no será un problema. Con la automatización, se mantiene un control en tiempo real sobre los tiempos y acciones correctivas.

7. Eficacia en los procesos

  • contribuye con la rapidez en la ejecución de los procesos, pues con ella la burocracia pasa a un segundo plano. Los datos llegan con la inmediatez necesaria para la toma de decisiones indiferentemente de la ubicación geográfica.

8. Ahorro en los costes

Prueba con Asseguratte, Asseworks, Asseaudit y AsseLOTO.

  • Adaptar procesos.
  • Mejorar comportamientos.
  • Adoptar buenas prácticas laborales.
  • Ayudar a enfocar a tus colaboradores en sus funciones.
  • Contribuir a la mejora continua.
  • Eliminar el papel de la gestión.
  • Personalizar las actividades.
  • Entre otras opciones.
  • Gestionar el cambio.

Ahora que sabes que evitar accidentes laborales le da más prestigio y credibilidad a tu negocio, no olvides tomar medidas desde ya. ¿Cómo? Automatizando tus procesos para brindar mayor seguridad de tus colaboradores. ¿La clave? Enfócate en los comportamientos colectivos e individuales, en las situaciones inseguras y en lo que te gustaría proyectar con tu negocio.

¿Por qué digitalizar los permisos de trabajo para realizar tareas peligrosas o críticas?

¿Por qué digitalizar los permisos de trabajo para realizar tareas peligrosas o críticas?

Ya es posible digitalizar los permisos de trabajo, con lo que podrás definir y revisar las medidas de protección de un trabajo peligroso, y contribuir a difundirlas ágilmente  entre los trabajadores y sus responsables. Todo este proceso se hará a través de un Smartphone o dispositivo móvil, y sin tener que esperar a que coincidan físicamente todos los firmantes del permiso de trabajo en un mismo sitio.

Digitalizar los permisos de trabajo contribuirá a:

  • Facilitar a los mandos intermedios y responsables la toma de decisiones. En función del tipo de permiso y la tarea a realizar la propia aplicación  propondrá las medidas de prevención y de protección más adecuadas.
  • Asignar la responsabilidad de implantación de ciertas medidas a personas concretas.
  • Realizar un seguimiento instantáneo del estado de la tareas con mayor peligro pudiendo detectar incompatibilidades, a conocer inmediatamente que otro tipo de tareas están abiertas en cada área de trabajo.
  • Disminuir los tiempos de dedicación de cada participantes, en la recepción, firmas, y divulgación del permiso, y en consecuencia disminuir costes.
  • Agilizar  las revisiones de las medidas adoptadas en aquellos trabajos de mayor duración facilitando la extensión de los permisos de manera descentralizada.
  • Favorecer la realización de auditorías de seguridad a los técnicos de prevención al poder extraer datos de forma inmediata, y conocer los riesgos y medidas que se adoptan en las tareas con mayor peligro.

Asseworks es nuestra apuesta para la digitalización de los permisos de trabajo. Basada en la experiencia de nuestros clientes y  mejorada a través de las pruebas pilotos que hemos realizado en casos reales, con multitud de firmantes por permiso, y variabilidad de condiciones reales como las ausencias o sustituciones de responsables, presencia de nuevos peligros, etc.. 

Se refuerza con un software web en la nube que respalda lo realizado desde cada dispositivo móvil y que permite su análisis estadístico y seguimiento como mecanismo de aprendizaje organizacional

Cultura del reporte en el marco de una Cultura Justa.

Cultura del reporte en el marco de una Cultura Justa.

Ver post anterior sobre Cultura Justa

Implantar los principios de Cultura Justa requiere abordar un cambio en la cultura del reporte o notificación. La Cultura Justa se debe basar en un sistema de notificación o reporte confiable y robusto.  Si un sistema de gestión de riesgos es el motor para la mejora, la información es la gasolina que lo mueve.

Crear un clima de confianza entre los trabajadores para que se sientan seguros a la hora de notificar los errores no es fácil. Posiblemente sea lo más complicado, dentro de un programa de Cultura Justa.

Notificar la rotura de un resguardo, el mal estado de un soporte o de una escalera… es más fácil de reportar, que notificar que una persona se ha equivocado o no ha seguido el procedimiento adecuado, etc..

En nuestra cultura occidental, el miedo a la culpa y las consecuencias negativas que puede traer consigo un error favorece que se frene el reporte y se oculten esas equivocaciones o errores. Sin embargo, la ausencia de notificación impide el análisis de las causas y su posterior corrección, y en consecuencia, el aprendizaje. Ello deriva en que estos errores se repitan a lo largo del tiempo hasta que afloren por si solos al materializarse en consecuencias no deseadas para la organización y la salud de los empleados.

En seguridad industrial se habla de la disciplina operativa: es el cumplimiento estricto de las normas como solución efectiva para la erradicación de accidentes. Pero hay que reconocer que la disciplina no corrige el error y que, precisamente el lapsus, la toma de una decisión equivocada es inherente a cualquier persona. Por ello, la disciplina operativa, aunque necesaria, no resuelve definitivamente los problemas de seguridad.

Por otro lado, tampoco se pretende eliminar la culpa ni la sanción. Solamente una pequeña parte de actos inseguros o errores son los que merecen ser sancionados.
Y en consecuencia no generar una sensación de amnistía general para todos los errores o actos inseguros, ya que no sería creíble. Pero se requiere tipificar qué tipos de errores deben ser punibles, y para ello se requiere la participación de todas las partes interesadas.

Se trata de no culpabilizar al trabajador cuando se equivoca, sino al sistema. Es éste último el que crea el caldo de cultivo necesario para que se produzca el error, y es sobre él sobre el que hay que actuar, estudiándolo y analizándolo.


¿Cómo crear ese clima de confianza?

El objetivo es que el trabajador se convenza de la necesidad de notificar. Para ello debe establecerse un proceso que dignifique la notificación y el reporte de incidentes y errores, premiando a quien lo haga… y reprobando la ausencia de notificación.


Entre las acciones a tomar, la organización ha de valorar las siguientes:

– Comunicar e inculcar la seguridad y salud como valor y no como prioridad.  Lo que hoy puede ser prioritario, mañana puede no serlo en beneficio de la producción, la calidad, etc. La seguridad y la salud son valores asociados a cualquier prioridad con la que conviva, sin competir con ella.

– Se hace obligatorio difundir los beneficios de la notificación. Para ello se puede llevar a cabo una campaña específica de comunicación que ponga en valor la cultura del reporte y el aprendizaje, definiendo objetivos, destinatarios, medios y canales de comunicación a utilizar.


– Crear un grupo de trabajo con representantes de todas las partes implicadas. A través de grupos de discusión deben identificar los errores que pueden surgir y cuáles deben ser punibles. Fijar reglas objetivas que definan lo que es una negligencia grave o acto deliberado -punible- de un error causado por un lapsus, exceso de celo, fatiga… Éste punto presenta gran complejidad. Es difícil definir lo que resulta punible y lo que NO y requiere de la participación y el esfuerzo de todos. Una buena herramienta es redactar un inventario de tipos de errores que sirva de guía para valorar caso por caso los implicarían sanción y los que no.

– Establecer una política de incentivos que promueva la notificación y desincentive la ausencia de reporte.

– Fijar un sistema por el que cada error sea estudiado, caso por caso, en base a las reglas establecidas sobre errores y sanciones. Deberá hacerlo un equipo específico e independiente, que represente a las partes afectadas, en base a las reglas establecidas sobre lo punible o no punible.

– Crear un equipo ajeno a la operación y a la valoración disciplinaria, que lidere y haga seguimiento del programa de notificación. Este equipo evaluará las notificaciones desde un punto de vista cualitativo y cuantitativo, basándose en indicadores de actividad y desempeño.  No sirve notificar errores de bajo impacto y ocultar los de mayor potencial dañino.


-Disponer de un sistema de notificación fácil y sencillo, que favorezca el reporte en casos de poca motivación e, incluso, posibilite la notificación anónima voluntaria. Las nuevas tecnologías son aliadas en los procesos de notificación al ofrecer posibilidades de reporte fuera de los canales habituales de comunicación de las organizaciones, favoreciendo la independencia de sistema y la confidencialidad. Nuestra aplicación móvil Asseguratte funciona como canal de reporte específico al disponer de un módulo de notificaciones basado en los principios de la cultura justa.


Otra de las barreras más habituales es la creencia de que la notificación genera sobretrabajo en el área o departamento al que se reporta. Si bien su participación es necesaria por su conocimiento, es conveniente que el liderazgo y responsabilidad de la investigación recaiga en personas ajenas. Pueden ser equipos entrenados específicamente o de otro departamento, de modo que no se asocie notificación a incremento de carga de trabajo. Ello redunda en un aumento del número de reportes y mejora el análisis de las causas y la investigación al participar personas ajenas libres de prejuicios.


Se hace necesario establecer un sistema de clasificación de las notificaciones en base a la potencialidad de daño. Esto permite clasificar los esfuerzos necesarios para cada caso. Un error con potencialidad de daño bajo, requiere de menos esfuerzo que uno de potencialidad alta e incrementa la adherencia al sistema de notificación. Analizar un error cuyo daño es potencialmente bajo como otro de daño potencialmente alto puede ser visto como molestia o sobrecarga y provocar rechazo.


En una cultura justa las organizaciones deben responder por los sistemas que han diseñado y los errores son un punto de mejora de esos sistemas. Errores achacables más en sí al sistema que a la persona, siempre y cuando no hablemos de una conducta temeraria o una violación deliberada y a propósito. Como decíamos al inicio, los principios de una cultura justa se cimentan sobre un sistema de reporte y notificación, donde se minimice la culpabilización y se maximice el reporte como herramienta de aprendizaje y mejora.


El objetivo principal de la cultura justa es “equilibrar la responsabilidad con el aprendizaje» (Sidney Decker)

Ver post anterior sobre Cultura Justa

ForEasyWork

Un paso más hacia la  homogenización del concepto de Industria 4.0 y Transformación Digital: UNE 0061

Un paso más hacia la homogenización del concepto de Industria 4.0 y Transformación Digital: UNE 0061

Sobre la base de una estructura de alto nivel, para hacerla compatible con las ISO, y el ciclo de mejora continua, se definen los criterios para analizar y evaluar la eficacia de la digitalización de los procesos, actividades, servicios y productos de las organizaciones. Conocida popularmente como industria 4.0.

En la UNE 0061 se establecen 92 requisitos, 61 de ellos considerados como obligatorios y el resto, 31, considerados como valorables y que aun siendo importantes no son aplicables por todas las organizaciones, por lo que no se exige su cumplimiento automático.

Cuando la organización alcance el cumplimiento del 100% de los requisitos obligatorios en el tercer año (mantiene el ciclo de mejora continua de 3 años) y el 60% de los requisitos valorables, tendrá la consideración de Industria Digital.

Las organizaciones también podrán obtener el reconocimiento de Industria 4.0 Digital Excelente, cuando alcancen el cumplimiento del 100% de los requisitos obligatorios y el 80% de los valorables.

El concepto de Transformación Digital debe incluir la implementación de procesos basados en el internet de las cosas, la computación en la nube o la Inteligencia Artificial entre otras.

Foreasywork está trabajando con sus clientes en actividades relacionadas con la computación en la nube  y la Inteligencia Artificial.

Entra en nuestra página web y verás un ejemplo sencillo de Inteligencia Artificial (IA) con nuestro Bot Conversacional para presentarte nuestros productos (www.foreasywork.com) que utiliza la IA para procesar y entender tus preguntas. Una buena manera de conocer las ventajas de la industria 4.0

La cultura del Error Honesto

La cultura del Error Honesto

Se está hablando en los últimos años de Cultura Justa, término que en la Medicina (seguridad del paciente) y en Seguridad Aérea es más conocido que en el ámbito de la Seguridad y Salud, pero también empieza a incorporarse.

El Reglamento (UE) nº 376/2014 del Parlamento europeo y del Consejo de 3 de abril de 2014 relativo a la notificación de sucesos en la aviación civil, define la Cultura Justa como: Aquella en la que no se castigue a los operadores y demás personal de primera línea por sus acciones, omisiones o decisiones cuando sean acordes con su experiencia y capacitación, pero en la cual no se toleren la negligencia grave, las infracciones intencionadas ni los actos destructivos.

Llevado al área de la Seguridad y Salud, se trata de reconocer y admitir que todos cometemos errores,  siempre y cuando no se trate de una negligencia grave, que atente contra una de las Reglas de la Vida, o bien no sean infracciones intencionadas ni  actos destructivos. 

El error como consecuencia de un déficit de percepción, de un lapsus, de la fatiga, de falta de formación, instrucción o compresión, por exceso de celo, etc…  nos pone en alerta de que algo puede ser mejorado, y convenientemente analizado debe suponer fuente de información y aprendizaje para la organización.

Incluye la violación de una norma o instrucción. En ocasiones las normas o instrucciones no se adaptan a circunstancias particulares, llegado hasta el punto que estas violaciones se conviertan en práctica habitual para poder seguir trabajando.

En términos de cultura justa lo sancionable y reprobable es precisamente no reportar incidentes

En cualquier Sistema de Gestión la información es la gasolina que mueve el motor del sistema, si la penalizamos estamos limitando las posibilidades de mejorar, y en consecuencia eliminar el daño.

Si los niveles organizativos inferiores de una empresa perciben que los errores pueden ser valorados negativamente por los niveles superiores, o incluso sancionados, tratarán  de ocultarlos , y solo serán  visibles cuando se materialice el accidente. Lo frecuente en estos casos es que se notifiquen, por compromiso,  cuasiaccidentes no relacionados con el error humano  y que normalmente tienen una potencialidad de daño bajo.

Adherirse a un programa de cultura justa, supone implantar una serie de principios (que veremos en sucesivos  post) que den visibilidad y promuevan la comunicación de los errores basado en la premisa  que solamente a través de la información y comunicación de los mismos es posible  seguir mejorando y controlando los Riesgos.

Asseguratte incorpora un módulo específico de Comunicación de Riesgos y Cuasiaccidentes basado en los principios de cultura justa, haciendo fácil la notificación y retroalimentando positivamente a quien lo hace, llegando incluso a garantizar la confidencialidad si así se decide.

A mi me gusta más hablar de Cultura del Error Honesto, se me hace más comprensible, ¿quién honestamente no ha cometido errores?

¿Quién debe realizar las inspecciones de seguridad?

¿Quién debe realizar las inspecciones de seguridad?

Cuando preguntamos a los miembros de una organización, generalmente todas las miradas y pensamientos se centran en el/los técnico/s de prevención sean estos propios o ajenos.

Es evidente que entre sus funciones de asesoramientos estarían la realización de inspecciones de seguridad, pero ello no impide la participación de otros profesionales y miembros de la organización ajenos a la prevención.

Una inspección de seguridad es una actividad de observación directa que tiene como objetivo detectar incidencias o condiciones subestandar, muy frecuentemente a través de checklist establecidos por instalación o proceso. y que requiere de un conocimiento del funcionamiento de los equipos, instalaciones y procesos, que con frecuencia pueden superar los conocimientos del propio técnico de prevención.

A continuación mostramos la relación entre el número de incidentes manifestados en un periodo determinado e un número de organizaciones y el número de inspectores que participan de esas organizaciones (gráfica izda.).  Y la relación entre los incidentes y el % de inspectores profesionales de la prevención sobre el número de Inspectores totales.

Fuente: Informe «Predictive Analytics in Workplace Safety:   Four ‘Safety Truths’ that Reduce Workplace Injuries», realizado por Predictive Solutions Corporation and Carnegie Mellon University (CMU).

Las conclusiones son evidentes:

  • A mayor número de inspectores menor número de incidentes.
  • Cuanto menor es el peso del % de los inspectores profesionales de la prevención que participan en el programa de inspectores, más pequeño es el número de incidentes.

A la vista de este análisis, la respuesta a la pregunta inicialmente planteada es sencilla: Todos aquellos que puedan hacer inspecciones y cuantos más mejor, especialmente si no son técnicos de prevención.

La participación de otros miembros de la organización, teniendo en cuenta su conocimiento, es recomendable que se amplíe al propio diseño de las herramientas de inspección como los checklist.
Asseguratte es una herramienta eficaz que ayuda a incrementar el número de inspecciones. Reduce el tiempo dedicado a informes y facilita la incorporación de profesionales ajenos a la seguridad y la salud al programa de Inspecciones.

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