Observaciones Preventivas de Seguridad (OPS). Instrumento eficaz, bien realizadas.
Las observaciones preventivas de seguridad, también llamadas observaciones de comportamiento, son herramientas que se ponen a disposición de la organización para observar los comportamientos y tareas que se llevan a cabo en ella. Su correcta aplicación permite alcanzar dos objetivos:
– El observado recibe una respuesta positiva respecto a aquello que hace bien, lo que favorece que continúe haciéndolo de esta manera.
– A través del diálogo, permite reflexionar con el observado acerca de su comportamiento y cómo mejorarlo.
Además de observar, favorece el intercambio de opiniones y puntos de vista entre los actores implicados; atendiendo siempre a una metodología y estructura que se ajustaría a lo siguiente:
1.- Preparación de la observación: se identifica qué observar. Se recoge y documenta información que pueda ser necesaria durante el proceso de observación.
2.- Contacto o presentación: ponemos en conocimiento del observado que vamos a hacer, nuestro objetivo y la duración de la observación.
3.- Observación propiamente dicha: la llevamos a cabo retirándonos. Tenemos que ser capaces de ver aquello que no es tan evidente.
4.- Diálogo: intercambiamos impresiones y reflexionamos con el observado.
5.- Registro de lo observado: documentamos puntos fuertes y débiles. Proponemos medidas correctoras y preventivas en aquellos aspectos que requieren corrección o mejora.
Buscamos que observadores y observados reflexionen de un modo proactivo y que, éstos últimos, no se sientan evaluados. Para ello es necesario disponer de una serie de habilidades de observación y comunicación. Se trata de una tarea más difícil de lo que pueda parecer a priori, que requiere de un liderazgo y un entrenamiento del observador para alcanzar el objetivo deseado.
Conseguir que sea una herramienta de éxito nos obligará a:
- Poner el foco en lo que se hace bien, para darle valor y reforzarlo. A menudo, la observación se convierte en un control donde únicamente se evidencia lo que puede ser mejorable. Pero debe ir más allá, no quedarse en una inspección de seguridad a la cual nunca debe sustituir. La observación persigue el DIÁLOGO y el REFUERZO de tareas y comportamientos positivos, sin dejar de REFLEXIONAR sobre aspectos mejorables.
- Dialogar. El DIÁLOGO debe ser el eje central del proceso. Tenemos que ser capaces de construir un diálogo positivo y reforzador de los comportamientos seguros. Por ahí debemos empezar. Esto motivará a nuestro observado y facilitará su disposición a escuchar lo que debe ser mejorado. Comenzar por lo que se hace bien, vence la actitud defensiva y esquiva a la que suele tender el observado.
- ESCUCHAR MÁS QUE HABLAR. El observador debe dedicar más tiempo a escuchar que a hablar, lo contrario a lo que es habitual. Si queremos implicar a la otra parte, el observador debe emplear preguntas abiertas (qué, cómo, por qué…) que favorecen la escucha participación del observado. Una regla eficaz es la del 30-70. El observador debe hablar un 30 por ciento y el observado lo restante. Recordemos que nuestro objetivo es que éste saque sus propias conclusiones. Nosotros debemos conducirle, de un modo honesto, hacia aquello a lo que queremos que se implique.
- Dedicar TIEMPO a la PREPARACIÓN y a la ELECCIÓN de la tarea a observar. A lo largo de mi experiencia profesional, he podido constatar que éste es un aspecto que falla. No se dedica el tiempo suficiente a preparar la observación, ni a identificar la tarea objeto de nuestro análisis ni a documentarla.
Muchas organizaciones entienden la observación como un indicador de gestión, lo que hace que acaben fijándose en comportamientos que tienen menos relevancia desde el punto de vista de la seguridad. Esto se traduce en que acaban dejando de lado los que tienen más riesgo de siniestralidad y, por tanto, revisten de mayor dificultad de observación y obligan a un mayor conocimiento por parte del observador.
En resumen, la observación NO es un proceso de evaluación de observador, ni una inspección. La observación requiere de un proceder bien armado y estructurado y de un entrenamiento en habilidades sociales y comunicativas por parte de quienes vayan a adoptar el papel de observadores. En mi opinión, es una de las herramientas más efectivas. Promueve una integración real y práctica de la cultura preventiva a todos los niveles y favorece un ambiente solidario entre los miembros de un equipo, consiguiendo además resultados de mejora muy relevantes.
El siguiente vídeo recoge, de forma amena, la metodología de todo proceso de observación preventiva:
