Digitalizar algunas actividades preventivas con burocráticos procesos documentales, como los permisos de trabajo especiales, se ha vuelto una necesidad. Y es que, hoy en día, con las herramientas disponibles, gestionar documentos de manera manual y usar papel para ello, disminuye la productividad. Es decir, perdemos tiempo, dinero y recursos de todo tipo.
Este tema cobra aún mayor relevancia si lo que buscamos es agilizar los procedimientos, para gestionar de manera adecuada los permisos de trabajos que deben de establecer las medidas de control en aquellas tareas críticas con riesgos especiales.
No obstante, el cambio hacia la digitalización dentro de cualquier empresa no es tan fácil como parece. ¿Cuáles son esos elementos que hacen que estos cambios sean difíciles de efectuar? En este artículo te explicamos algunas barreras a las que se pueden enfrentar las compañías al momento de dar el paso hacia la digitalización de permisos de trabajo especiales, y que son fruto de nuestras experiencias en la implantación de nuestra APP de permisos de trabajos Asseworks.
Permisos de trabajo especiales: Obstáculos más habituales en los procesos de digitalización
Uno de los errores más habituales es concebir a los permisos de trabajo especiales (PTE) como una lista de chequeo para el control de ciertos trabajos de riesgo y de las medidas preventivas.
La realidad es que el procedimiento de permisos de trabajos especiales debe ser concebido como un instrumento de coordinación y comunicación entre las distintas empresas/ trabajadores que participan en la ejecución de la tarea peligrosa. Además de esa función de control que tiene implícita. Es precisamente en este aspecto en donde radica la eficacia de la digitalización y, a su vez, donde reside toda la dificultad.
Si digitalizar listas de chequeo es algo ya habitual, nuestra App Asseguratte es una muestra de ello, la digitalización de los permisos de trabajo es un proceso totalmente distinto en el que se deben superar unas barreras para que pueda ser efectivo al 100%.
Barreras al abordar procesos de digitalización de PTE
Con base en nuestra experiencia, a continuación, destacamos algunos de los obstáculos más habituales:
La dificultad de poder configurar múltiples flujos de comunicación, con diversos usuarios y niveles de responsabilidad distintos.
La existencia de turnos y, en consecuencia, limitaciones de presencia de firmantes a lo largo de todo el período de vigencia del permiso. Especialmente durante las extensiones del mismo.
El poder identificar de forma unívoca el punto de trabajo y evitar accidentes debidos a intervenciones en instalaciones erróneas.
La distinta variabilidad de disponibilidad de responsables en función de la hora o del día, de modo que la app de digitalización debe poder dar respuesta en todas las circunstancias. Especialmente en horas/días de bajo personal.
La asignación de la implantación de ciertas medidas preventivas a personas concretas. De modo que cada persona es responsable de implantar o vigilar medidas específicas para su puesto o nivel de responsabilidad.
El registro de usuarios ajenos a la organización (contratas y subcontratas), aunque no estén dados de alta como usuarios en la app, no debe suponer una limitación para la firma del permiso por todos los actores que establece el procedimiento específico del cliente.
La visibilidad de todos los permisos coincidentes. La posibilidad de tener una visión general de todos los permisos activos desde los propios dispositivos móviles in situ y que favorece el control de trabajos incompatibles.
El proceso comunicativo de todos los estados de permisos de trabajo, desde su creación hasta su finalización, a todos los usuarios, de modo eficaz, y a través de sus dispositivos móviles.
Posibilitar la auditoría in situ desde los dispositivos móviles en las inspecciones o auditorías internas o externas del sistema de gestión.
Y, por último, que estos permisos de trabajo puedan ser utilizados como una herramienta formativa para el equipo involucrado, a través de charlas pre-tarea y registros.
Otras barreras a superar al momento de digitalizar PTE
Además de las barreras explicadas anteriormente, existen otros obstáculos que pueden complicar la gestión digitalizada de PTE.
Ausencia de cultura preventiva
Este es un aspecto básico que debería contemplar cualquier compañía, pero que, sin embargo, muchas no toman en cuenta. Si la directiva y los equipos de trabajo no se percatan del valor de crear y mantener una cultura preventiva, va a ser muy complicada la gestión de PTE. Y no sólo esto, sino cualquier documentación relacionada con la Prevención de Riesgos Laborales (PRL).
Es por ello que, antes de saltar hacia la digitalización, es recomendable analizar en qué nivel de madurez, en relación con la cultura preventiva, se encuentra la compañía.
Mínimos o nulos reportes de información
Aunque algunas veces las empresas hayan superado la barrera anterior y cuenten con una cultura preventiva, puede darse el caso de que los involucrados en la gestión no realicen los reportes de datos habituales.
En este sentido, es necesario promover la participación de todos los equipos de trabajo, y evitar así este tipo de vacíos de información tan importantes.
No definir la cantidad o flujo de trabajo
Establecer unas directrices y definir los procesos y flujos de trabajo, aunque después sufran modificaciones para poder adaptarse a la digitalización, son maneras de garantizar un procedimiento exitoso y superar esta barrera.
No precisar quiénes serán los actores responsables en los PTE
Cada una de las personas debe saber cuál será el rol a desempeñar dentro del proceso de gestión. ¿Tengo definido mi papel?, ¿qué debo hacer y dónde finaliza mi labor?, son preguntas que cada persona debería saber responder. Estas preguntas son claves para que la digitalización funcione de manera exitosa.
Solución eficaz ante las barreras encontradas en la digitalización PTE
Al momento de tramitar permisos de trabajo seguros y especiales, lo ideal es disponer de una app o herramienta informática que haya sido desarrollada de manera particular para la empresa. Así, al contemplar todas las necesidades empresariales, resulta más eficaz.
Durante el proceso de creación de nuestra app para permisos de trabajo digitales, Asseworks, nos hemos tenido que enfrentar a todas estas barreras en sectores tan exigentes como el químico, naval y siderúrgico.
Como resultado, hemos obtenido una app de prevención y seguridad robusta y eficaz que ha ido evolucionando durante cuatro años con todas las casuísticas que nos hemos encontrado.
Ventajas de la digitalización en la gestión de la prevención de riesgos laborales
Todos los procesos para la gestión de la prevención de riesgos laborales son ahora más fáciles con la llegada de nuevas herramientas tecnológicas. Y esto lo saben las organizaciones; por ello, muchas de ellas le han ganado al tiempo y han implementado softwares que se encargan de sintetizar todos estos procesos.
Figura 1: Flujo de gestión de la gestión preventiva tradicional.
¿El objetivo? Además de agilizar tareas, se busca definir y organizar las acciones de control y supervisión de cada tarea o puesto de trabajo; y con ello, establecer un control del riesgo más específico, efectivo y ágil que reduzcan la siniestralidad.
Pero estos no son los únicos beneficios de la digitalización de la gestión de la prevención en esta rama. En esta entrada del blog conocerás al menos 8 ventajas que tendrá tu empresa al usar algunas tecnologías en materia de seguridad en el trabajo. ¡Veamos! Por qué digitalizar los procesos para la prevención de riesgos laborales
Hasta ahora el instrumento digital más usado por las organizaciones para gestionar la seguridad y salud son las hojas de cálculo, excel. Si bien esta opción ha respondido durante años a la dinámica organizativa, la actualidad tecnológica nos presenta nuevas formas de optimizar generando nuevas propuestas de valor en el marco de la gestión preventiva de las organizaciones.
No obstante, la transformación digital destinada a la seguridad preventiva en el trabajo no debe ser vislumbrada como un gasto; sino como una inversión. Y no es para menos, entre las funciones principales de un software preventivo transversal, están:
Controlar de riesgos.
Contribuir a una mejor comunicación y gestión de los incidentes.
Minimizar el riesgo de reincidencia.
Monitorear indicadores de rendimiento.
Automatizar comunicaciones y alertas.
Acceder a procedimientos e instrucciones de trabajo.
Figura 2: : Flujo en dos pasos después de adoptar una transformación digital.
Otras de las funciones de estas herramientas es la gestión de permisos de trabajo digitales. Con una app de permisos de trabajo, el supervisor podrá automatizar el proceso, controlarlo, auditarlo en todas sus fases y estados. Ahora cuáles son algunas ventajas de la gestión digital de la prevención de riesgos laborales.
1. Impulsa la proactividad
Al tener toda la información organizada para la ejecución preventiva de cada una de las actividades, los colaboradores operan de manera más proactiva; y con ello, se disminuye notablemente los accidentes laborales. Así mismo, impulsa a la gerencia al desarrollo de tareas más dinámicas.
2. La seguridad integrada y descentralizada
Con una app de prevención, la organización puede registrar en un mismo canal cada uno de los procesos que se realizan en esta. Esto evita que la responsabilidad sobre la seguridad de los colaboradores recaiga sobre una misma persona, el técnico de seguridad y que haya mandos intermedios que no se involucren.
3. Participación en la cadena de mando
Otras de las ventajas de la digitalización en la gestión de la prevención de riesgos laborales es la fácil adherencia a los procesos, al evitar el rellenar hojas excel, enviar mails, y otras actividades de índole administrativo que no aporta valor a la eficacia del sistema. Lo que, a corto plazo, permite que haya más participación cooperativa en toda la cadena de mando, y trabajadores.
4. Comunicación efectiva
Al haber más participación de todos los niveles de la cadena de mando, se mejora la comunicación y con ello los procesos productivos. Además, porque la interacción es inmediata, lo que también permite la toma de decisiones a tiempo. La digitalización de los reportes y notificaciones al ser inmediata y automatizada, reduce el tiempo de implementación de medidas correctoras y preventivas.
5. Contribuye con la economía verde
Un punto a favor que se sumaría a tu gestión en la empresa si incorporan la digitalización, es el aporte a la economía verde. Pues, al automatizar los procesos de prevención de riesgo, se estaría eliminando el papel, además de otros elementos contaminantes para el medio ambiente.
6. Supervisión efectiva
La supervisión es una de las tareas más complejas en la organización, pero con la digitalización en la gestión de prevención de riesgos específicamente, ya esto no será un problema. Con la automatización, se mantiene un control en tiempo real sobre los tiempos y acciones correctivas..
7. Eficacia en los procesos
Una app de prevención contribuye con la rapidez en la ejecución de los procesos, pues con ella la burocracia pasa a un segundo plano. Los datos llegan con la inmediatez necesaria para la toma de decisiones indiferentemente de la ubicación geográfica.
8. Ahorro real los costes
Y finalmente, hay un ahorro sustancial a nivel económico, dado que se elimina la burocratización , el «safety papers» , y ese tiempo puede dedicarse a otras actividades de mayor valor añadido como puede ser el control operacional por mayor presencia en campo.
Prueba con Asseguratte, Asseworks, Asseaudit y AsseLOTO.
Si aún no conoces alguna aplicación que te ayude en la gestión y en la eliminación de la burocratización , puedes probar nuestras aplicaciones . Estas app orientadas a facilitar la movilidad de la gestión , te pueden permitir:
Adaptar procesos.
Mejorar comportamientos.
Adoptar buenas prácticas laborales.
Ayudar a enfocar a tus colaboradores en sus funciones.
Contribuir a la mejora continua.
Eliminar el papel de la gestión.
Personalizar las actividades.
Entre otras opciones.
Gestionar el cambio.
Ahora que sabes que evitar accidentes laborales le da más prestigio y credibilidad a tu negocio, no olvides tomar medidas desde ya. ¿Cómo? Automatizando tus procesos para brindar mayor seguridad de tus colaboradores. ¿La clave? Enfócate en los comportamientos colectivos e individuales, en las situaciones inseguras y en lo que te gustaría proyectar con tu actividades preventivas.
Tanto los recursos preventivos como los permisos de trabajo son instrumentos que, como empresa debes considerar cuando hay la posibilidad de exposición a riesgos críticos. Y aunque si bien muchos aspectos quedan recogidos en la legislación española, especialmente en lo relativo a la presencia de recursos preventivos, su puesta en práctica en real acarrea ciertas dificultades.
Qué nos dice la legislación española sobre el nombramiento de los recursos preventivos.
En materia de recursos preventivos la legislación española es bastante clara con respecto a su nombramiento. En principio indica que, los recursos preventivos no se deben asignar o designar por empresa o área de trabajo específica. La asignación de los recursos preventivos debe estar enfocada en una o varias tareas concretas.
Es importante recordar, que los llamados recursos preventivos son personas designadas por la empresa, o en su defecto asignadas. Estas deben tener la capacidad o competencias específicas para vigilar que se esté cumpliendo de las actividades preventivas en las tareas críticas que lo requieran.
Pero además, la asignación o designación de estos recursos deben cumplir con algunas características especiales; por ejemplo, tal y como señalamos antes: se debe identificar la tarea concreta y el lugar donde se hace necesaria la presencia de este recurso, para poder:
Comunicar. Todas las medidas preventivas y de protección a aplicar para la ejecución de esa tarea en concreto, debe ser difundida entre los colaboradores. De esta forma, habrá más control en la cadena de mando.
Covigilar. El recurso no diseña o implementa las medidas, pero participa en la vigilancia del cumplimiento eficaz de las mismas. Hablamos de “covigilar”, porque además, esa función no es exclusiva de este; sino de toda la cadena de mando, principales responsables de la ejecución segura de las tareas.
Conocer. La persona designada como recurso preventivo está obligada a conocer cada aspecto de las medidas de seguridad o procedimientos seguros establecidos para la tarea crítica en la que es necesario su presencia. Y por otra parte, el resto de personas deben ser conscientes y conocedores de su presencia y nombramiento.
Los permisos de trabajo.
Si bien no están de modo explícito regulados por la legislación española, los permisos de trabajo son una eficaz sistemática para el control de los riesgos más críticos.
A través de cada permiso de trabajo concreto se establecen que medidas concretas son necesarias para cada tarea, y establece un flujo de autorizaciones que garantizan una eficaz supervisión.
Prácticamente el 100% de las tareas en las que legalmente es exigible la asignación o designación de recursos preventivos, requieren la realización de un Permiso de trabajo.
Por tanto sería apropiado que el sistema de permisos de trabajo que adoptemos , incluya la asignación o designación de recursos preventivos.
¿Los permisos de trabajo como herramienta para cumplir a su vez con la legislación de recursos preventivos?
La Identificación de los equipos de trabajo necesarios.
Los riesgos identificados relacionados con la tarea y los equipos de trabajo, así como otros resultantes de la concurrencia de actividades.
Las medidas de protección y de prevención, necesarias para el control de los riesgos, para la correcta realización de tareas, y las normas de seguridad que son aplicables.
La verificación del estado y uso de los equipos de trabajo , de seguridad y protección.
La relación de trabajadores participantes.
Firmas de los autorizantes y ejecutores del permiso, firmas del o de los recursos preventivos.
Y las firmas de los trabajadores ejecutores, como evidencia de que han sido informados.
Es importante destacar que, al incluir la firma del recurso preventivo en el permiso de trabajo, se estaría cumpliendo estrictamente con la legislación, en relación a que sea asignado a una tarea concreta, que se sea informado y que el documento recoja las medidas o procedimiento que debe de vigilar. Así mismo el hecho de la firma de los trabajadores ejecutantes de la tarea, también garantiza que sean conocedores de la designación/asignación del Recurso Preventivo, y en quien recae.
Optimiza el proceso de los permisos de trabajo
¿Sabías que podemos digitalizar todo este procesos a través de nuestros permisos de trabajo digitales ? ¡Sí! Ahora la gestión de prevención de riesgos laborales es más fácil gracias a las tecnologías. ¡Pero sabes qué es lo mejor!, Qué nosotros podemos ayudarte. ¿Quieres saber cómo?
Nuestra app de permisos de trabajoAsseworks te permitirá realizar el proceso de manera más eficiente: Asignar recursos preventivos, proponer medidas preventivas en función del tipo de permisos; definir plazos; realizar prórrogas y extensión; registrar e informar las charlas pretareas entre los colaboradores; generar alertas cuando aparecen las situaciones peligrosas , etc.
No permitas que te lo cuenten, actualízate y optimiza todos los procesos de seguridad y salud en tu empresa con nuestras soluciones digitales.
Ya es posible digitalizar los permisos de trabajo, con lo que podrás definir y revisar las medidas de protección de un trabajo peligroso, y contribuir a difundirlas ágilmente entre los trabajadores y sus responsables. Todo este proceso se hará a través de un Smartphone o dispositivo móvil, y sin tener que esperar a que coincidan físicamente todos los firmantes del permiso de trabajo en un mismo sitio.
Digitalizar los permisos de trabajo contribuirá a:
Facilitar a los mandos intermedios y responsables la toma de decisiones. En función del tipo de permiso y la tarea a realizar la propia aplicación propondrá las medidas de prevención y de protección más adecuadas.
Asignar la responsabilidad de implantación de ciertas medidas a personas concretas.
Realizar un seguimiento instantáneo del estado de la tareas con mayor peligro pudiendo detectar incompatibilidades, a conocer inmediatamente que otro tipo de tareas están abiertas en cada área de trabajo.
Disminuir los tiempos de dedicación de cada participantes, en la recepción, firmas, y divulgación del permiso, y en consecuencia disminuir costes.
Agilizar las revisiones de las medidas adoptadas en aquellos trabajos de mayor duración facilitando la extensión de los permisos de manera descentralizada.
Favorecer la realización de auditorías de seguridad a los técnicos de prevención al poder extraer datos de forma inmediata, y conocer los riesgos y medidas que se adoptan en las tareas con mayor peligro.
Asseworkses nuestra apuesta para la digitalización de los permisos de trabajo. Basada en la experiencia de nuestros clientes y mejorada a través de las pruebas pilotos que hemos realizado en casos reales, con multitud de firmantes por permiso, y variabilidad de condiciones reales como las ausencias o sustituciones de responsables, presencia de nuevos peligros, etc..
Se refuerza con un software web en la nube que respalda lo realizado desde cada dispositivo móvil y que permite su análisis estadístico y seguimiento como mecanismo de aprendizaje organizacional
En Julio de 2018 recibimos una propuesta de realizar la transformación digital de los Permisos de Trabajo por parte de un importante Astillero.
Empatizamos con el cliente, y sus dificultades, entre 30 y 50 permisos de trabajo diarios abiertos, unos con pocos firmantes y otros con muchos firmantes. Algunos de ellos de pocas horas de duración y otros de varios días… Unos firmantes implantan medidas, pero no todas y otros solo deben ser informados como los Recursos Preventivos, responsables de contratas, etc..
Teníamos una base, que era nuestro Análisis Preliminar de Riesgos, y teníamos claro que un permiso de trabajo no era un Checklist, algunos lo venden como tal, éramos empáticos con las necesidades del cliente, nos reunimos con otros sectores: químico, siderúrgico y del cemento y de ellos aprendimos otras necesidades, como las charlas pretarea previo al inicio del trabajo, y sobre todo que un permiso de trabajo iba a tener múltiples estados, desde que se solicita hasta que se finaliza.
En enero de 2019 teníamos el primer prototipo, y lo pusimos funcionar. Obviamente encontramos otros problemas, la práctica real nos orientó en lo que ya presentíamos: hoy firma Pepe, pero mañana Pepe esta de descanso… y este permiso hay que extenderlo…… ; queremos saber si este equipo de muestreo ambiental está o no calibrado etc.…; queremos adjuntar unas instrucciones y documentos técnicos al permiso, etc.
Después de todo esto podemos decir que Asseworks, que está ya en producción, es lo suficientemente flexible para adaptarse a varios sectores y permite el control absoluto del estado de todos los permisos de trabajo desde la nube.
Y todo ello, porque un Permiso de Trabajo no es un simple Checklist
Esta web utiliza cookies para que podamos ofrecerte la mejor experiencia de usuario posible. La información de las cookies se almacena en tu navegador y realiza funciones tales como reconocerte cuando vuelves a nuestra web o ayudar a nuestro equipo a comprender qué secciones de la web encuentras más interesantes y útiles.
Las cookies estrictamente necesarias tienen que estar activadas siempre y te permiten desplazarte por el sitio web y utilizar sus funciones básicas. Normalmente se instalan exclusivamente en respuesta a acciones que realices que se traduzcan en una solicitud de servicios, tales como acceso a un área segura de nuestro sitio web. Estas cookies son indispensables para el uso de este sitio web. Estas cookies no recogen ninguna información sobre su navegación que pueda ser utilizada por acciones de marketing o para recordar por qué páginas ha navegado.
PHPSESSID: Esta cookie es nativa de PHP y permite a la web guardar datos serializados de estado. En esta web se usa para establecer sesiones de usuario pasando datos de estado a través de una cookie temporal también conocida como Cookie de sesión. La cookie PHPSESSID no tiene caducidad establecida ya que desaparece cuando se cierra la web.
wp-settings-time-1 y wp-settings-1: Estas cookies son utilizadas por WordPress para personalizar la Interfaz de Usuario.
wordpress_logged_in_. Después del loggin, WordPress activa la cookie wordpress_logged_in_, cuya función es indicar cuando se ha conectado y quién es, siendo utilizado por la interfaz de WordPress.
wordpress_test_cookie. Esta cookie se utiliza para que el gestor de contenidos WordPress compruebe si el navegador tiene las cookies activadas.
Cookie settings: Utilizada para guardar las preferencias sobre cookies, con el nombre de __moove_gdpr_popup, que es un tipo de cookie de sesión , con un plazo de sesion
Cookies de terceros
Esta web utiliza Google Analytics para recopilar información anónima tal como el número de visitantes del sitio, o las páginas más populares.
También podrían activarse las cookies de Youtube, pues tenemos vídeos colgados en esa red social donde explicamos el funcionamiento de nuestros productos. Al acceder a a estos vídeos de nuestra web y reproducir el vídeo se le instalaran las cookies de Youtube ®. Google establece un número de cookies en cualquier página que incluye un video de Youtube. Dado que son cookies de tercero, FOREASYWORK no tiene control sobre las cookies de Google, que incluyen una mezcla de fragmentos de información para medir el número y el comportamiento de los usuarios de Youtube. Puede disponer de más información en las página de Política y Privacidad de Google
Cookies de ShareThis, incorporamos los servicios de ShareThis para agregar funcionalidades de redes sociales como facebook, google+, pinterest, etc. Puede reconocerlo en los iconos de redes sociales que hay a la derecha de la página o en los iconos que encontrará en la parte superior de los contenidos. ShareThis puede usar las siguientes cookies: __qca, __stdlxmap, __stgmap, _stidv, _stid, __unam, __uset , __utma, __utmb, __utmc , __utmz, UID El propósito de estas cookies es trazar el uso las funciones de redes sociales que se hace a través del servicio ShareThis, contenidos vistos y compartidos, contadores, etc. Estas cookies solo identifican al usuario si este tiene una cuenta en el servicio ShareThis y ha iniciado sesión, para lo cual debe haber dado su consentimiento expreso. Las cookies de ShareThis son proporcionadas por ShareThis Inc. Puedes consultar la política de privacidad de ShareThis aquí. Como consecuencia del uso de Share This pueden aparecer cookies procedentes de aquellos servicios como Facebook , LinkedIn y Google.
Se utiliza la herramienta Google Tag Manager para poder manejar estos datos.
Dejar estas cookies activas nos permite mejorar nuestra web.
¡Por favor, activa primero las cookies estrictamente necesarias para que la web pueda funcionar correctamente.
