Cuando una planta industrial gestiona los permisos de trabajo y las consignaciones LOTOTO en sistemas distintos, el problema no suele ser únicamente documental. sino también de coordinación entre distintos tipos de mantenimiento, la digitalizacion permite integrar ambos procedimientos garantizando una mejor coordinación entre los ejecutores, contratitas, y supervisores
En entornos de alto riesgo, seguir usando papel, hojas Excel o circuitos de aprobación desconectados entre sí introduce una fragmentación operativa difícil de controlar. Operaciones conoce la parada, mantenimiento conoce el alcance técnico, Seguridad revisa el riesgo, pero la información no siempre converge en un punto único y verificable. En ese escenario, el permiso de trabajo deja de ser una herramienta de control y se convierte en un trámite más. Y una consignación LOTOTO, por muy bien definida que esté en procedimiento, pierde eficacia si no queda vinculada al trabajo concreto que depende de ella.
Laintegración en una misma aplicación móvilpermite que el permiso de trabajo y la consignación LOTO / LOTOTO formen parte del mismo flujo operativo. No se trata de digitalizar formularios sin más, sino de conectar autorización, aislamiento, verificación, ejecución y cierre en una misma secuencia trazable. Esto reduce ambigüedades, mejora la coordinación entre departamentos y aporta una visión clara de qué trabajo está autorizado, bajo qué condiciones, con qué bloqueos aplicados y qué controles siguen pendientes.
Separar la gestión del permiso y la consignación obliga a trabajar con información dispersa y, en muchos casos, desactualizada. El responsable de mantenimiento puede tener claro que una bomba está aislada, mientras operaciones sigue viendo una condición de equipo disponible en otro sistema o en una instrucción verbal. El supervisor puede autorizar una tarea con base en una revisión parcial, y el técnico de campo puede llegar al punto de trabajo sin conocer una interferencia con otra intervención próxima.
La principal debilidad de estos entornos es la dependencia del conocimiento informal. Mucho se resuelve “porque siempre se ha hecho así”, porque el equipo conoce la planta o porque el cambio de turno arrastra la información oralmente. Ese modelo funciona hasta que falla: un bloqueo incompleto, una válvula identificada de forma incorrecta, una energía residual no descargada, una línea que se reenergiza antes de tiempo o un contratista que inicia tareas sobre un activo no plenamente liberado.
Integrar permisos y LOTOTO permite reducir errores de coordinación y liberar trabajo solo cuando las condiciones están realmente verificadas. También ayuda a controlar trabajos simultáneos, que son una de las fuentes más habituales de interferencia operacional. Dos equipos distintos pueden estar trabajando en zonas próximas, con energías compartidas, accesos comunes o secuencias de arranque solapadas. Sin una visión integrada, estos escenarios quedan expuestos a decisiones locales que no siempre consideran el conjunto.
Además, la trazabilidad cambia de nivel. Ya no se trata de conservar documentos firmados, sino de poder demostrar quién autorizó, quién consignó, qué aislamiento se aplicó, qué pruebas se ejecutaron, qué evidencias de campo se obtuvieron y en qué momento se cerró cada fase. Esa trazabilidad no es solo útil para auditoría; es una condición básica para el control operacional.
3. Qué aporta una aplicación integrada de permisos de trabajo y LOTOTO
Una aplicación integrada permite estructurar el flujo completo desde la solicitud hasta el cierre del trabajo. En lugar de gestionar aprobaciones desconectadas, la plataforma puede obligar a que cada paso crítico esté validado antes de permitir el avance. Esto incluye la revisión del riesgo, la identificación de energías peligrosas, la definición de puntos de aislamiento, la comprobación de bloqueos, la autorización de entrada, la validación de condiciones previas y el cierre con evidencias.
En el caso de una consignación LOTOTO, la aplicación puede registrar el dispositivo o punto de aislamiento, asociarlo al permiso correspondiente, mostrar el estado del bloqueo y exigir una confirmación de test cero antes de continuar. Si la tarea implica retirada de guardas, acceso a interior de equipo, apertura de líneas o intervención sobre energía eléctrica, la plataforma puede exigir validaciones específicas según el tipo de trabajo y el nivel de riesgo.
La movilidad es otro aporte clave. El trabajo crítico no se controla bien desde una oficina o un archivo compartido. Se controla en campo, en el punto donde está el equipo, donde se ejecuta el aislamiento y donde se comprueba la ausencia de energía. Una app permisos de trabajo bien diseñada permite consultar procedimientos, verificar puntos de consignación, adjuntar evidencias fotográficas, registrar firmas o validaciones y dejar constancia de incidencias o desviaciones directamente en el lugar de trabajo.
La plataforma también mejora la coordinación operacional. Si un permiso depende de una consignación previa, el sistema debe reflejarlo. Si una tarea se suspende, debe quedar visible su estado y su impacto en otros trabajos. Si una condición de riesgo cambia, la aplicación debe permitir bloquear el avance hasta que se revise de nuevo la autorización. Esa capacidad de gobernar el proceso es lo que diferencia una digitalización útil de una simple transcripción electrónica.
4. Control operacional desde una única plataforma
Una única plataforma digital permite ejercer control operacional de forma coherente, porque conecta autorización, consignación, ejecución y cierre en un mismo entorno. Eso significa que el sistema puede impedir que un trabajo avance si falta una validación crítica. No basta con registrar la intención de hacer una tarea; la plataforma debe verificar que las condiciones de seguridad están implantadas y que los riesgos están realmente controlados.
En trabajos eléctricos, por ejemplo, no debería ser posible iniciar una intervención sin confirmar la desconexión, el bloqueo, la señalización, la ausencia de tensión y, cuando aplique, el test cero. En un espacio confinado, el permiso no debería activarse si no están validados el aislamiento de energías, la ventilación, la medición atmosférica y el plan de rescate. En mantenimiento mecánico, una apertura de equipo con energías acumuladas no debería avanzar sin descarga previa, bloqueo y verificación del estado seguro.
La coordinación de contratistas también gana precisión. Si una empresa externa trabaja en una línea y otra va a intervenir en un área contigua, la plataforma puede cruzar fechas, ubicaciones, recursos afectados y dependencias operativas para advertir de interferencias. Lo mismo ocurre con actividades simultáneas como izados, trabajos en caliente o trabajos en altura cerca de equipos consignados. La aplicación actúa como una barrera de control antes de que la situación llegue al campo.
En la práctica, esto evita que cada departamento opere con su propia versión de la realidad. Operaciones ve el estado de los equipos y las consignaciones activas; mantenimiento ve el alcance y las restricciones técnicas; seguridad verifica las medidas preventivas; y el supervisor de campo dispone de una referencia única. Esa coherencia es la base del control operacional en trabajos críticos.
5. Movilidad LOTOTO y acceso desde campo
La movilidad LOTOTO no es un complemento menor. En la mayoría de incidentes relacionados con energías peligrosas, el fallo no ocurre en la redacción del procedimiento, sino en la validación real del aislamiento, en la identificación de un punto de bloqueo incorrecto o en la falta de confirmación de que el equipo está efectivamente en estado seguro. Tener acceso desde campo a la información correcta reduce ese margen de error.
Desde el punto de trabajo, el técnico o el supervisor debe poder consultar el procedimiento de consignación, revisar el listado de puntos de aislamiento, verificar las energías presentes y comprobar si existen energías residuales que exijan descarga, purga, drenaje, inmovilización mecánica o espera de estabilización. La aplicación móvil puede mostrar las instrucciones específicas por activo, el histórico de consignaciones, las observaciones de turnos anteriores y cualquier incidencia detectada en trabajos previos.
Además, el campo necesita evidencia. No basta con indicar que el bloqueo se realizó; hay que poder demostrarlo. Fotografías del dispositivo, geolocalización, hora de validación, identificación del operario, confirmación del supervisor, registro del test cero y observaciones sobre desviaciones forman parte de una trazabilidad sólida. Cuando surge una duda durante la ejecución, el acceso móvil permite revisar la información sin depender de llamadas, documentos impresos o interpretaciones parciales.
En plantas con alta rotación de contratistas o con equipos de guardia, esta disponibilidad en campo reduce errores por falta de contexto. También acelera la respuesta ante incidencias. Si se detecta una energía no prevista o un cambio en la condición de proceso, la plataforma permite dejar constancia inmediata, bloquear el permiso si procede y notificar a los responsables implicados.
6. Control de trabajos simultáneos
Los trabajos simultáneos son uno de los puntos más sensibles del control operacional. Dos actividades que por separado parecen seguras pueden generar una condición crítica cuando coinciden en tiempo, espacio o sistema afectado. Un mantenimiento mecánico sobre una línea puede interferir con un trabajo eléctrico cercano. Un izado de cargas puede comprometer una zona de paso o una tarea en altura. Una intervención de contratista puede alterar un aislamiento previamente aplicado por otro equipo.
La principal dificultad es que muchas interferencias no son evidentes a simple vista. Un bloqueo puede estar bien aplicado, pero no cubrir una fuente secundaria de energía. Un equipo puede estar consignado, pero compartir utilidades con otro proceso que sigue en servicio. Un reinicio inesperado puede producirse porque otro departamento libera una condición que no estaba conectada formalmente al permiso original. Estas situaciones exigen una visión integrada y actualizada.
La plataforma digital debe permitir detectar dependencias entre permisos, activos y áreas. También debe ayudar a coordinar secuencias. Si una tarea no puede empezar hasta que otra termine, el sistema debe reflejarlo. Si varias actividades deben compartir una ventana de parada, el responsable debe ver el impacto de cada una sobre el conjunto. Y si una condición cambia, la aplicación debe obligar a revisar los permisos afectados antes de continuar.
Esto es especialmente importante en entornos con mantenimiento intensivo y múltiples contratistas. Sin una herramienta de control compartida, cada empresa puede gestionar su alcance sin tener en cuenta la interacción con el resto. El resultado suele ser una suma de permisos correctos en apariencia, pero inseguros como conjunto operativo.
7. Digitalización de permisos de trabajo industriales
La digitalización de permisos de trabajo industriales aporta valor cuando ordena la gestión real del riesgo y no solo el archivo de documentos. Los permisos en caliente, los permisos eléctricos, los trabajos en altura, las actividades ATEX, los izados de cargas, las excavaciones y los espacios confinados tienen requisitos distintos, pero todos comparten una misma necesidad: validar condiciones antes de permitir la ejecución y dejar evidencia de que esas condiciones se mantienen durante el trabajo.
Un software de permisos de trabajo debe poder adaptar los campos, validaciones y aprobaciones al tipo de actividad. Un permiso en caliente exige control de atmósferas inflamables, retirada de combustibles cercanos y vigilancia de ignición. Un permiso eléctrico requiere consignación, ausencia de tensión y controles sobre reenergización. Un espacio confinado exige aislamiento, medición atmosférica, control de acceso y plan de rescate. Un trabajo en altura requiere evaluación de protecciones colectivas, anclajes y condiciones de acceso. No todos los riesgos se controlan igual, pero todos requieren disciplina operacional.
Cuando estos permisos se integran con consignaciones LOTOTO, el resultado es más robusto. La plataforma puede asociar un permiso de excavación a una red subterránea consignada, un permiso de mantenimiento mecánico a un equipo bloqueado, o un trabajo eléctrico a la secuencia completa de aislamiento y verificación. Esa relación entre permiso y consignación evita desconexiones frecuentes entre el riesgo evaluado y la condición real del activo.
La digitalización también facilita la revisión posterior. Si se produce una desviación, la planta puede analizar qué validación faltó, quién autorizó, qué evidencia se aportó y en qué momento se modificó el estado del permiso. Esa capacidad de análisis es esencial para mejorar el control operacional y no repetir fallos de coordinación.
8. Integración entre mantenimiento, operaciones y seguridad
En muchas plantas, el problema no está en la ausencia de procedimientos, sino en la separación excesiva entre departamentos. Mantenimiento planifica la intervención, operaciones conoce el proceso y PRL revisa las medidas preventivas, pero cada uno trabaja sobre una versión distinta del mismo trabajo. Cuando la información viaja por correo, llamadas o documentos aislados, la probabilidad de incoherencias aumenta.
Una aplicación integrada permite que mantenimiento, operaciones y seguridad compartan la misma referencia. Esto resulta especialmente útil en paradas programadas, averías urgentes y trabajos de contratistas. Si mantenimiento cambia el alcance de una intervención, operaciones ve el impacto sobre la producción. Si seguridad añade una restricción, el permiso queda bloqueado hasta su validación. Si el trabajo requiere una nueva consignación, la secuencia se actualiza sin perder trazabilidad.
La coordinación con contratistas merece una atención particular. Los equipos externos necesitan instrucciones claras, acceso a la información correcta y un canal de validación que no dependa de interpretaciones de terceros. Si el permiso está en una plataforma común, el supervisor puede verificar en campo qué están autorizados a hacer, qué límites tienen, qué energías están bloqueadas y qué puntos no pueden tocar. Eso reduce improvisaciones y mejora la disciplina operativa.
En definitiva, integrar departamentos no es solo compartir datos. Es conseguir que todos trabajen sobre el mismo estado operativo del activo y del trabajo. Esa es la base para evitar liberaciones inseguras y mantener el control en tareas críticas.
9. La importancia del control operacional en permisos y LOTOTO
Un permiso de trabajo no debe funcionar únicamente como un checklist administrativo. Si su única función es acumular firmas y marcar casillas, pierde el sentido para el que existe. El permiso debe ser una herramienta real de control operacional, capaz de asegurar que las medidas preventivas están implantadas de forma efectiva antes de iniciar la tarea, durante su ejecución y hasta su cierre.
Esto implica que el permiso no puede vivir aislado de la consignación LOTOTO. Si un trabajo depende de una energía peligrosa, el permiso debe reflejar el estado real del aislamiento. Si el bloqueo no está aplicado o si el test cero no se ha realizado, el sistema no debería permitir avanzar. Si se detecta una desviación en campo, el permiso debe poder suspenderse y revalidarse. No se trata de registrar que la medida existe, sino de comprobar que está realmente operativa.
En planta, los riesgos no fallan por falta de papel, sino por fallos de coordinación, confianza excesiva en rutinas y ausencia de verificación. Un equipo puede parecer aislado y no estarlo. Un permiso puede estar aprobado y no contemplar una interferencia reciente. Una consignación puede estar bien ejecutada y, sin embargo, perder validez si alguien desconecta o modifica una condición del sistema. Por eso el control operacional debe incluir validaciones reales y actualización continua.
La digitalización ayuda precisamente a eso: a convertir el permiso en un punto de control efectivo, vinculado a la consignación y a las condiciones del trabajo. El sistema debe impedir que se normalice la excepción. Si falta un dato crítico, el trabajo no avanza. Si la condición cambia, el permiso se revisa. Si la evidencia de campo no coincide con lo planificado, se corrige antes de continuar. Eso es gestión operacional seria.
10. Preguntas frecuentes sobre permisos de trabajo y LOTOTO
Es una aplicación diseñada para gestionar autorizaciones, validaciones, controles preventivos y evidencias asociadas a trabajos industriales. Un software de permisos de trabajo útil no se limita a digitalizar un formulario, sino que estructura el flujo de aprobación, controla dependencias, registra evidencias y ayuda a evitar que una tarea avance sin las condiciones de seguridad requeridas.
¿Qué ventajas tiene digitalizar los permisos de trabajo?
La principal ventaja es la trazabilidad, seguida de una mejor coordinación entre áreas y una reducción de errores por información desactualizada. La digitalización facilita el control de versiones, la validación en campo, el acceso móvil, la gestión de trabajos simultáneos y la integración con consignaciones LOTOTO. También permite auditar mejor qué se autorizó, cuándo y bajo qué condiciones.
¿Qué es una consignación LOTOTO digital?
Es el registro digital de un proceso de aislamiento y bloqueo de energías peligrosas, con evidencias, validaciones y trazabilidad asociadas. Una consignación digital permite identificar puntos de aislamiento, confirmar bloqueos, registrar verificaciones como el test cero y vincular la consignación al permiso de trabajo correspondiente. Asseworks posibilita la trazabilidad en tiempo real de todasa la consignaciones realizadas
¿Cómo se integran permisos y LOTOTO en una misma plataforma?
Mediante flujos conectados en los que el permiso no puede avanzar si no existe la consignación requerida, o en los que la consignación queda asociada al trabajo concreto que depende de ella. La plataforma debe cruzar activos, áreas, actividades y responsables para asegurar que el estado operativo es coherente antes de autorizar la ejecución.
¿Qué tipos de permisos pueden digitalizarse?
Prácticamente todos los permisos industriales habituales: trabajos en caliente, trabajos eléctricos, espacios confinados, trabajos en altura, actividades ATEX, izado de cargas, excavaciones, mantenimiento mecánico y permisos vinculados a consignaciones LOTOTO. Lo relevante no es solo digitalizarlos, sino adaptar el control a las exigencias de cada tipo de tarea.
¿Por qué es importante la trazabilidad?
Porque en trabajos críticos no basta con saber que algo se hizo; hay que poder demostrar cómo se hizo, quién lo validó, qué controles se aplicaron y qué cambios se produjeron durante la ejecución. La trazabilidad permite investigar desviaciones, mejorar procedimientos y sostener el control operacional ante auditorías o incidentes.
¿Qué aporta la movilidad industrial?
Aporta acceso directo a información y validaciones desde el punto de trabajo. En LOTOTO y permisos de trabajo, eso es fundamental para consultar consignaciones, revisar procedimientos, registrar evidencias y bloquear el avance si las condiciones cambian. La movilidad reduce la dependencia del papel y mejora la respuesta en campo.
¿Cómo ayuda la plataforma a controlar trabajos simultáneos?
Permite detectar interferencias entre actividades, vincular permisos por área o activo, y visualizar dependencias entre tareas. De ese modo, se evita que dos trabajos incompatibles se ejecuten al mismo tiempo, o que una liberación de energía afecte a un trabajo que parecía independiente.
¿Qué papel tiene la supervisión en campo?
Es decisiva. La supervisión valida que lo planificado se cumple realmente en el terreno, que las consignaciones están aplicadas y que las condiciones siguen siendo seguras. Una plataforma digital no sustituye al supervisor, pero le da una herramienta mejor para ejercer el control y dejar constancia de sus verificaciones.
11. Conclusión
Integrar permisos de trabajo y consignaciones LOTOTO en una única aplicación móvil no es una cuestión de comodidad operativa. Es una forma de reforzar el control operacional en plantas donde los trabajos críticos, las energías peligrosas y la coordinación entre áreas no admiten improvisaciones. Cuando el permiso y la consignación viven separados, aumentan las posibilidades de error, de pérdida de trazabilidad y de decisiones basadas en información incompleta.
Una plataforma integrada permite validar mejor, coordinar mejor y cerrar mejor. Facilita la movilidad LOTOTO en campo, mejora la relación entre mantenimiento, operaciones y seguridad, y ofrece visibilidad sobre trabajos simultáneos, contratistas e interferencias. Sobre todo, convierte el permiso de trabajo en lo que debe ser: una herramienta real para asegurar que las medidas preventivas están implantadas y que el trabajo solo avanza cuando la condición operativa es segura.
En entornos industriales de alto riesgo, esa diferencia es esencial. La digitalización bien aplicada no sustituye el criterio técnico ni la disciplina operativa, pero sí ayuda a sostenerlos. Y cuando se trata de consignaciones, bloqueos, verificaciones y tareas críticas, disponer de una trazabilidad robusta y de un control coherente entre áreas marca la diferencia entre gestionar el riesgo y limitarse a documentarlo.
En el ámbito de la seguridad industrial, el proceso de bloqueo/etiquetado, conocido como Procedimiento LOTO ( lockout tagout), se considera como imprescindible para salvaguardar a los trabajadores de los peligros asociados con las fuentes de energía peligrosas durante el mantenimiento/operación de equipos.
Sin embargo, a menudo surgen dudas sobre cuándo es apropiado aplicar o no aplicar el LOTO, por lo tanto, es importante comprender las excepciones que pueden surgir al implementar un programa de bloqueo y etiquetado.
Operaciones normales de mantenimiento consideradas por el fabricante dentro del alcance de operación del equipo
Algunas modificaciones o ajustes menores de herramientas y otras actividades de mantenimiento rutinarias se pueden considerar como excepciones al aplicar LOTO (Lockout Tagout), siempre y cuando sean parte integral del uso del equipo. Y se realicen de forma repetitiva siguiendo procedimientos establecidos por el fabricante.
Estas excepciones solo aplican si el fabricante ha implementado medidas de seguridad específicas para estas actividades. Se debe garantizar que las tareas sean de naturaleza menor y de corta duración, y estén incluidas en las medidas de seguridad implementadas por el fabricante.
Operaciones de ajuste y/o verificaciones del funcionamiento de los equipos
En ciertas ocasiones, es necesario realizar ajustes, verificaciones y análisis de parámetros electro-mecánicos en los equipos, lo cual puede requerir mantener energizado el equipo para posibilitar su comprobación.
En estos casos, se deben aplicar medidas preventivas específicas desarrolladas mediante procedimientos técnicos. Estas medidas pueden incluir la reducción de velocidad, uso de impulsos de energía o combinación de comandos sostenidos, entre otras. En algunos casos, también se pueden complementar con equipos de protección individual específicos, como en situaciones que involucren verificaciones/ensayos eléctricos.
Es importante destacar en este punto que las medidas preventivas a implementar con esta excepción deberán incorporar siempre medidas específicas de carácter técnico como las explicadas en el apartado anterior, evitando el uso en exclusividad de medidas informativas o de control humano.
Para aquellos que pueden mostrar escepticismo sobre este punto: Es importante destacar que en la legislación española el RD 614/2001 sobre protección del riesgo eléctrico contempla las tareas relacionadas con mediciones, ensayos y verificaciones como situaciones excepcionales a la regla general de trabajar con la energía eléctrica desenergizada.
Equipos eléctricos conectados mediante cable y enchufe.
Cuando se trata de equipos eléctricos conectados mediante cable y enchufe, no se requiere el bloqueo/etiquetado si la electricidad es la única fuente de energía peligrosa y se puede controlar simplemente desenchufando el equipo.
En estos casos, el trabajador autorizado debe mantener el control exclusivo del enchufe durante el servicio o mantenimiento. Sin embargo, se recomienda aplicar el LOTO incluso en estos casos para prevenir posibles errores si el trabajador se distrae o si otro empleado manipula el equipo inadvertidamente.
Trabajos de Hot Tap
El hot tap es un método que se utilizar para conectar a sistemas presurizados sin interrumpir el flujo de servicio. Este método se aplica en sistemas de distribución de aire, gas, agua, vapor y productos petroquímicos.
En el caso de operaciones de hot tap en tuberías presurizadas, no se aplica el estándar de bloqueo/etiquetado siempre y cuando se cumplan ciertos requisitos, como la continuidad del servicio, la impracticabilidad de cerrar el sistema, la implementación de procedimientos documentados y la protección efectiva de los empleados mediante equipos especiales.
Conclusión
Es esencial comprender las excepciones en la implementación del proceso completo de bloqueo/etiquetado (LOTO) en el ámbito de la seguridad industrial. Estas excepciones permiten una mayor flexibilidad en situaciones específicas, siempre y cuando se cumplan los requisitos y medidas de protección adecuadas para proteger a los trabajadores de la energía peligrosa.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que estas excepciones deben ser evaluadas y aplicadas de acuerdo con los requisitos y regulaciones que marca la legislación, y en particular las instrucciones del fabricante del equipo o instalación. La prioridad deber ser siempre garantizar la seguridad de los trabajadores y implementar las medidas de protección adecuadas en todas las circunstancias.
Contar con un software LOTO que genere y desarrolle procedimientos Lockout Tagout por tarea para cada equipo, máquina o proceso es una herramienta altamente efectiva. Permite considerar la consignación total o parcial de equipos e instalaciones según cada tarea, además de desarrollar medidas preventivas complementarias a las excepciones que surjan en función de cada tarea.
AsseLOTO se diseña y desarrolla con ese propósito, convirtiéndose en una herramienta eficiente para gestionar los procedimientos LOTO, teniendo en cuenta la movilidad y la gestión del cambio a largo plazo.
Digitalizar algunas actividades preventivas con burocráticos procesos documentales, como los permisos de trabajo especiales, se ha vuelto una necesidad. Y es que, hoy en día, con las herramientas disponibles, gestionar documentos de manera manual y usar papel para ello, disminuye la productividad. Es decir, perdemos tiempo, dinero y recursos de todo tipo.
Este tema cobra aún mayor relevancia si lo que buscamos es agilizar los procedimientos, para gestionar de manera adecuada los permisos de trabajos que deben de establecer las medidas de control en aquellas tareas críticas con riesgos especiales.
No obstante, el cambio hacia la digitalización dentro de cualquier empresa no es tan fácil como parece. ¿Cuáles son esos elementos que hacen que estos cambios sean difíciles de efectuar? En este artículo te explicamos algunas barreras a las que se pueden enfrentar las compañías al momento de dar el paso hacia la digitalización de permisos de trabajo especiales, y que son fruto de nuestras experiencias en la implantación de nuestra APP de permisos de trabajos Asseworks.
Permisos de trabajo especiales: Obstáculos más habituales en los procesos de digitalización
Uno de los errores más habituales es concebir a los permisos de trabajo especiales (PTE) como una lista de chequeo para el control de ciertos trabajos de riesgo y de las medidas preventivas.
La realidad es que el procedimiento de permisos de trabajos especiales debe ser concebido como un instrumento de coordinación y comunicación entre las distintas empresas/ trabajadores que participan en la ejecución de la tarea peligrosa. Además de esa función de control que tiene implícita. Es precisamente en este aspecto en donde radica la eficacia de la digitalización y, a su vez, donde reside toda la dificultad.
Si digitalizar listas de chequeo es algo ya habitual, nuestra App Asseguratte es una muestra de ello, la digitalización de los permisos de trabajo es un proceso totalmente distinto en el que se deben superar unas barreras para que pueda ser efectivo al 100%.
Barreras al abordar procesos de digitalización de PTE
Con base en nuestra experiencia, a continuación, destacamos algunos de los obstáculos más habituales:
La dificultad de poder configurar múltiples flujos de comunicación, con diversos usuarios y niveles de responsabilidad distintos.
La existencia de turnos y, en consecuencia, limitaciones de presencia de firmantes a lo largo de todo el período de vigencia del permiso. Especialmente durante las extensiones del mismo.
El poder identificar de forma unívoca el punto de trabajo y evitar accidentes debidos a intervenciones en instalaciones erróneas.
La distinta variabilidad de disponibilidad de responsables en función de la hora o del día, de modo que la app de digitalización debe poder dar respuesta en todas las circunstancias. Especialmente en horas/días de bajo personal.
La asignación de la implantación de ciertas medidas preventivas a personas concretas. De modo que cada persona es responsable de implantar o vigilar medidas específicas para su puesto o nivel de responsabilidad.
El registro de usuarios ajenos a la organización (contratas y subcontratas), aunque no estén dados de alta como usuarios en la app, no debe suponer una limitación para la firma del permiso por todos los actores que establece el procedimiento específico del cliente.
La visibilidad de todos los permisos coincidentes. La posibilidad de tener una visión general de todos los permisos activos desde los propios dispositivos móviles in situ y que favorece el control de trabajos incompatibles.
El proceso comunicativo de todos los estados de permisos de trabajo, desde su creación hasta su finalización, a todos los usuarios, de modo eficaz, y a través de sus dispositivos móviles.
Posibilitar la auditoría in situ desde los dispositivos móviles en las inspecciones o auditorías internas o externas del sistema de gestión.
Y, por último, que estos permisos de trabajo puedan ser utilizados como una herramienta formativa para el equipo involucrado, a través de charlas pre-tarea y registros.
Otras barreras a superar al momento de digitalizar PTE
Además de las barreras explicadas anteriormente, existen otros obstáculos que pueden complicar la gestión digitalizada de PTE.
Ausencia de cultura preventiva
Este es un aspecto básico que debería contemplar cualquier compañía, pero que, sin embargo, muchas no toman en cuenta. Si la directiva y los equipos de trabajo no se percatan del valor de crear y mantener una cultura preventiva, va a ser muy complicada la gestión de PTE. Y no sólo esto, sino cualquier documentación relacionada con la Prevención de Riesgos Laborales (PRL).
Es por ello que, antes de saltar hacia la digitalización, es recomendable analizar en qué nivel de madurez, en relación con la cultura preventiva, se encuentra la compañía.
Mínimos o nulos reportes de información
Aunque algunas veces las empresas hayan superado la barrera anterior y cuenten con una cultura preventiva, puede darse el caso de que los involucrados en la gestión no realicen los reportes de datos habituales.
En este sentido, es necesario promover la participación de todos los equipos de trabajo, y evitar así este tipo de vacíos de información tan importantes.
No definir la cantidad o flujo de trabajo
Establecer unas directrices y definir los procesos y flujos de trabajo, aunque después sufran modificaciones para poder adaptarse a la digitalización, son maneras de garantizar un procedimiento exitoso y superar esta barrera.
No precisar quiénes serán los actores responsables en los PTE
Cada una de las personas debe saber cuál será el rol a desempeñar dentro del proceso de gestión. ¿Tengo definido mi papel?, ¿qué debo hacer y dónde finaliza mi labor?, son preguntas que cada persona debería saber responder. Estas preguntas son claves para que la digitalización funcione de manera exitosa.
Solución eficaz ante las barreras encontradas en la digitalización PTE
Al momento de tramitar permisos de trabajo seguros y especiales, lo ideal es disponer de una app o herramienta informática que haya sido desarrollada de manera particular para la empresa. Así, al contemplar todas las necesidades empresariales, resulta más eficaz.
Durante el proceso de creación de nuestra app para permisos de trabajo digitales, Asseworks, nos hemos tenido que enfrentar a todas estas barreras en sectores tan exigentes como el químico, naval y siderúrgico.
Como resultado, hemos obtenido una app de prevención y seguridad robusta y eficaz que ha ido evolucionando durante cuatro años con todas las casuísticas que nos hemos encontrado.
Ventajas de la digitalización en la gestión de la prevención de riesgos laborales
Todos los procesos para la gestión de la prevención de riesgos laborales son ahora más fáciles con la llegada de nuevas herramientas tecnológicas. Y esto lo saben las organizaciones; por ello, muchas de ellas le han ganado al tiempo y han implementado softwares que se encargan de sintetizar todos estos procesos.
Figura 1: Flujo de gestión de la gestión preventiva tradicional.
¿El objetivo? Además de agilizar tareas, se busca definir y organizar las acciones de control y supervisión de cada tarea o puesto de trabajo; y con ello, establecer un control del riesgo más específico, efectivo y ágil que reduzcan la siniestralidad.
Pero estos no son los únicos beneficios de la digitalización de la gestión de la prevención en esta rama. En esta entrada del blog conocerás al menos 8 ventajas que tendrá tu empresa al usar algunas tecnologías en materia de seguridad en el trabajo. ¡Veamos! Por qué digitalizar los procesos para la prevención de riesgos laborales
Hasta ahora el instrumento digital más usado por las organizaciones para gestionar la seguridad y salud son las hojas de cálculo, excel. Si bien esta opción ha respondido durante años a la dinámica organizativa, la actualidad tecnológica nos presenta nuevas formas de optimizar generando nuevas propuestas de valor en el marco de la gestión preventiva de las organizaciones.
No obstante, la transformación digital destinada a la seguridad preventiva en el trabajo no debe ser vislumbrada como un gasto; sino como una inversión. Y no es para menos, entre las funciones principales de un software preventivo transversal, están:
Controlar de riesgos.
Contribuir a una mejor comunicación y gestión de los incidentes.
Minimizar el riesgo de reincidencia.
Monitorear indicadores de rendimiento.
Automatizar comunicaciones y alertas.
Acceder a procedimientos e instrucciones de trabajo.
Figura 2: : Flujo en dos pasos después de adoptar una transformación digital.
Otras de las funciones de estas herramientas es la gestión de permisos de trabajo digitales. Con una app de permisos de trabajo, el supervisor podrá automatizar el proceso, controlarlo, auditarlo en todas sus fases y estados. Ahora cuáles son algunas ventajas de la gestión digital de la prevención de riesgos laborales.
1. Impulsa la proactividad
Al tener toda la información organizada para la ejecución preventiva de cada una de las actividades, los colaboradores operan de manera más proactiva; y con ello, se disminuye notablemente los accidentes laborales. Así mismo, impulsa a la gerencia al desarrollo de tareas más dinámicas.
2. La seguridad integrada y descentralizada
Con una app de prevención, la organización puede registrar en un mismo canal cada uno de los procesos que se realizan en esta. Esto evita que la responsabilidad sobre la seguridad de los colaboradores recaiga sobre una misma persona, el técnico de seguridad y que haya mandos intermedios que no se involucren.
3. Participación en la cadena de mando
Otras de las ventajas de la digitalización en la gestión de la prevención de riesgos laborales es la fácil adherencia a los procesos, al evitar el rellenar hojas excel, enviar mails, y otras actividades de índole administrativo que no aporta valor a la eficacia del sistema. Lo que, a corto plazo, permite que haya más participación cooperativa en toda la cadena de mando, y trabajadores.
4. Comunicación efectiva
Al haber más participación de todos los niveles de la cadena de mando, se mejora la comunicación y con ello los procesos productivos. Además, porque la interacción es inmediata, lo que también permite la toma de decisiones a tiempo. La digitalización de los reportes y notificaciones al ser inmediata y automatizada, reduce el tiempo de implementación de medidas correctoras y preventivas.
5. Contribuye con la economía verde
Un punto a favor que se sumaría a tu gestión en la empresa si incorporan la digitalización, es el aporte a la economía verde. Pues, al automatizar los procesos de prevención de riesgo, se estaría eliminando el papel, además de otros elementos contaminantes para el medio ambiente.
6. Supervisión efectiva
La supervisión es una de las tareas más complejas en la organización, pero con la digitalización en la gestión de prevención de riesgos específicamente, ya esto no será un problema. Con la automatización, se mantiene un control en tiempo real sobre los tiempos y acciones correctivas..
7. Eficacia en los procesos
Una app de prevención contribuye con la rapidez en la ejecución de los procesos, pues con ella la burocracia pasa a un segundo plano. Los datos llegan con la inmediatez necesaria para la toma de decisiones indiferentemente de la ubicación geográfica.
8. Ahorro real los costes
Y finalmente, hay un ahorro sustancial a nivel económico, dado que se elimina la burocratización , el “safety papers” , y ese tiempo puede dedicarse a otras actividades de mayor valor añadido como puede ser el control operacional por mayor presencia en campo.
Prueba con Asseguratte, Asseworks, Asseaudit y AsseLOTO.
Si aún no conoces alguna aplicación que te ayude en la gestión y en la eliminación de la burocratización , puedes probar nuestras aplicaciones . Estas app orientadas a facilitar la movilidad de la gestión , te pueden permitir:
Adaptar procesos.
Mejorar comportamientos.
Adoptar buenas prácticas laborales.
Ayudar a enfocar a tus colaboradores en sus funciones.
Contribuir a la mejora continua.
Eliminar el papel de la gestión.
Personalizar las actividades.
Entre otras opciones.
Gestionar el cambio.
Ahora que sabes que evitar accidentes laborales le da más prestigio y credibilidad a tu negocio, no olvides tomar medidas desde ya. ¿Cómo? Automatizando tus procesos para brindar mayor seguridad de tus colaboradores. ¿La clave? Enfócate en los comportamientos colectivos e individuales, en las situaciones inseguras y en lo que te gustaría proyectar con tu actividades preventivas.
Tanto los recursos preventivos como los permisos de trabajo son instrumentos que, como empresa debes considerar cuando hay la posibilidad de exposición a riesgos críticos. Y aunque si bien muchos aspectos quedan recogidos en la legislación española, especialmente en lo relativo a la presencia de recursos preventivos, su puesta en práctica en real acarrea ciertas dificultades.
Qué nos dice la legislación española sobre el nombramiento de los recursos preventivos.
En materia de recursos preventivos la legislación española es bastante clara con respecto a su nombramiento. En principio indica que, los recursos preventivos no se deben asignar o designar por empresa o área de trabajo específica. La asignación de los recursos preventivos debe estar enfocada en una o varias tareas concretas.
Es importante recordar, que los llamados recursos preventivos son personas designadas por la empresa, o en su defecto asignadas. Estas deben tener la capacidad o competencias específicas para vigilar que se esté cumpliendo de las actividades preventivas en las tareas críticas que lo requieran.
Pero además, la asignación o designación de estos recursos deben cumplir con algunas características especiales; por ejemplo, tal y como señalamos antes: se debe identificar la tarea concreta y el lugar donde se hace necesaria la presencia de este recurso, para poder:
Comunicar. Todas las medidas preventivas y de protección a aplicar para la ejecución de esa tarea en concreto, debe ser difundida entre los colaboradores. De esta forma, habrá más control en la cadena de mando.
Covigilar. El recurso no diseña o implementa las medidas, pero participa en la vigilancia del cumplimiento eficaz de las mismas. Hablamos de “covigilar”, porque además, esa función no es exclusiva de este; sino de toda la cadena de mando, principales responsables de la ejecución segura de las tareas.
Conocer. La persona designada como recurso preventivo está obligada a conocer cada aspecto de las medidas de seguridad o procedimientos seguros establecidos para la tarea crítica en la que es necesario su presencia. Y por otra parte, el resto de personas deben ser conscientes y conocedores de su presencia y nombramiento.
Si bien no están de modo explícito regulados por la legislación española, los permisos de trabajo son una eficaz sistemática para el control de los riesgos más críticos.
A través de cada permiso de trabajo concreto se establecen que medidas concretas son necesarias para cada tarea, y establece un flujo de autorizaciones que garantizan una eficaz supervisión.
Prácticamente el 100% de las tareas en las que legalmente es exigible la asignación o designación de recursos preventivos, requieren la realización de un Permiso de trabajo.
Por tanto sería apropiado que el sistema de permisos de trabajo que adoptemos , incluya la asignación o designación de recursos preventivos.
¿Los permisos de trabajo como herramienta para cumplir a su vez con la legislación de recursos preventivos?
La Identificación de los equipos de trabajo necesarios.
Los riesgos identificados relacionados con la tarea y los equipos de trabajo, así como otros resultantes de la concurrencia de actividades.
Las medidas de protección y de prevención, necesarias para el control de los riesgos, para la correcta realización de tareas, y las normas de seguridad que son aplicables.
La verificación del estado y uso de los equipos de trabajo , de seguridad y protección.
La relación de trabajadores participantes.
Firmas de los autorizantes y ejecutores del permiso, firmas del o de los recursos preventivos.
Y las firmas de los trabajadores ejecutores, como evidencia de que han sido informados.
Es importante destacar que, al incluir la firma del recurso preventivo en el permiso de trabajo, se estaría cumpliendo estrictamente con la legislación, en relación a que sea asignado a una tarea concreta, que se sea informado y que el documento recoja las medidas o procedimiento que debe de vigilar. Así mismo el hecho de la firma de los trabajadores ejecutantes de la tarea, también garantiza que sean conocedores de la designación/asignación del Recurso Preventivo, y en quien recae.
Optimiza el proceso de los permisos de trabajo
¿Sabías que podemos digitalizar todo este procesos a través de nuestros permisos de trabajo digitales ? ¡Sí! Ahora la gestión de prevención de riesgos laborales es más fácil gracias a las tecnologías. ¡Pero sabes qué es lo mejor!, Qué nosotros podemos ayudarte. ¿Quieres saber cómo?
Nuestra app de permisos de trabajoAsseworks te permitirá realizar el proceso de manera más eficiente: Asignar recursos preventivos, proponer medidas preventivas en función del tipo de permisos; definir plazos; realizar prórrogas y extensión; registrar e informar las charlas pretareas entre los colaboradores; generar alertas cuando aparecen las situaciones peligrosas , etc.
No permitas que te lo cuenten, actualízate y optimiza todos los procesos de seguridad y salud en tu empresa con nuestras soluciones digitales.
Ya es posible digitalizar los permisos de trabajo, con lo que podrás definir y revisar las medidas de protección de un trabajo peligroso, y contribuir a difundirlas ágilmente entre los trabajadores y sus responsables. Todo este proceso se hará a través de un Smartphone o dispositivo móvil, y sin tener que esperar a que coincidan físicamente todos los firmantes del permiso de trabajo en un mismo sitio.
Digitalizar los permisos de trabajo contribuirá a:
Facilitar a los mandos intermedios y responsables la toma de decisiones. En función del tipo de permiso y la tarea a realizar la propia aplicación propondrá las medidas de prevención y de protección más adecuadas.
Asignar la responsabilidad de implantación de ciertas medidas a personas concretas.
Realizar un seguimiento instantáneo del estado de la tareas con mayor peligro pudiendo detectar incompatibilidades, a conocer inmediatamente que otro tipo de tareas están abiertas en cada área de trabajo.
Disminuir los tiempos de dedicación de cada participantes, en la recepción, firmas, y divulgación del permiso, y en consecuencia disminuir costes.
Agilizar las revisiones de las medidas adoptadas en aquellos trabajos de mayor duración facilitando la extensión de los permisos de manera descentralizada.
Favorecer la realización de auditorías de seguridad a los técnicos de prevención al poder extraer datos de forma inmediata, y conocer los riesgos y medidas que se adoptan en las tareas con mayor peligro.
Asseworkses nuestra apuesta para la digitalización de los permisos de trabajo. Basada en la experiencia de nuestros clientes y mejorada a través de las pruebas pilotos que hemos realizado en casos reales, con multitud de firmantes por permiso, y variabilidad de condiciones reales como las ausencias o sustituciones de responsables, presencia de nuevos peligros, etc..
Se refuerza con un software web en la nube que respalda lo realizado desde cada dispositivo móvil y que permite su análisis estadístico y seguimiento como mecanismo de aprendizaje organizacional
