Barreras al abordar un proceso de digitalización de los permisos de trabajo especiales

Barreras al abordar un proceso de digitalización de los permisos de trabajo especiales

Digitalizar los procesos documentales, como los permisos de trabajo especiales, se ha vuelto una necesidad. Y es que, hoy en día, con las herramientas disponibles, gestionar documentos de manera manual y usar papel para ello, disminuye la productividad. Es decir, perdemos tiempo, dinero y recursos de todo tipo.

Este tema cobra aún mayor relevancia si lo que buscamos es agilizar los procedimientos, para gestionar de manera adecuada los permisos de trabajos que deben de establecer las medidas de control en aquellas tareas críticas con riesgos especiales.

No obstante, el cambio hacia la digitalización dentro de cualquier empresa no es tan fácil como parece. ¿Cuáles son esos elementos que hacen que estos cambios sean difíciles de efectuar? En este artículo te explicamos algunas barreras a las que se pueden enfrentar las compañías al momento de dar el paso hacia la digitalización de permisos de trabajo especiales, y que son fruto de nuestras experiencias en la implantación de nuestra APP de permisos de trabajos Asseworks.

Permisos de trabajo especiales: Obstáculos más habituales en los procesos de digitalización

Uno de los errores más habituales es concebir a los permisos de trabajo especiales (PTE) como una lista de chequeo para el control de ciertos trabajos de riesgo y de las medidas preventivas.

La realidad es que el procedimiento de permisos de trabajos especiales debe ser concebido como un instrumento de coordinación y comunicación entre las distintas empresas/ trabajadores que participan en la ejecución de la tarea peligrosa. Además de esa función de control que tiene implícita. Es precisamente en este aspecto en donde radica la eficacia de la digitalización y, a su vez, donde reside toda la dificultad.

Si digitalizar listas de chequeo es algo ya habitual, nuestra App Asseguratte es una muestra de ello, la digitalización de los permisos de trabajo es un proceso totalmente distinto en el que se deben superar unas barreras para que pueda ser efectivo al 100%.

Barreras al abordar procesos de digitalización de PTE

Con base en nuestra experiencia, a continuación, destacamos algunos de los obstáculos más habituales:

  • La dificultad de poder configurar múltiples flujos de comunicación, con diversos usuarios y niveles de responsabilidad distintos.
  • La existencia de turnos y, en consecuencia, limitaciones de presencia de firmantes a lo largo de todo el período de vigencia del permiso. Especialmente durante las extensiones del mismo.
  • El poder identificar de forma unívoca el punto de trabajo y evitar accidentes debidos a intervenciones en instalaciones erróneas.
  • La distinta variabilidad de disponibilidad de responsables en función de la hora o del día, de modo que la app de digitalización debe poder dar respuesta en todas las circunstancias. Especialmente en horas/días de bajo personal.
  • La asignación de la implantación de ciertas medidas preventivas a personas concretas. De modo que cada persona es responsable de implantar o vigilar medidas específicas para su puesto o nivel de responsabilidad.
  • El registro de usuarios ajenos a la organización (contratas y subcontratas), aunque no estén dados de alta como usuarios en la app, no debe suponer una limitación para la firma del permiso por todos los actores que establece el procedimiento específico del cliente.
  • La visibilidad de todos los permisos coincidentes. La posibilidad de tener una visión general de todos los permisos activos desde los propios dispositivos móviles in situ y que favorece el control de trabajos incompatibles.
  • El proceso comunicativo de todos los estados de permisos de trabajo, desde su creación hasta su finalización, a todos los usuarios, de modo eficaz, y a través de sus dispositivos móviles.
  • Posibilitar la auditoría in situ desde los dispositivos móviles en las inspecciones o auditorías internas o externas del sistema de gestión.

Y, por último, que estos permisos de trabajo puedan ser utilizados como una herramienta formativa para el equipo involucrado, a través de charlas pre-tarea..

Otras barreras a superar al momento de digitalizar PTE

Además de las barreras explicadas anteriormente, existen otros obstáculos que pueden complicar la gestión digitalizada de PTE.

Ausencia de cultura preventiva

Este es un aspecto básico que debería contemplar cualquier organización, pero que, sin embargo, muchas no toman en cuenta. Si la directiva y los equipos de trabajo no se percatan del valor de crear y mantener una cultura preventiva, va a ser muy complicada la gestión de PTE. Y no sólo esto, sino cualquier documentación relacionada con la Prevención de Riesgos Laborales (PRL).

Es por ello que, antes de saltar hacia la digitalización, es recomendable analizar en qué nivel de madurez, en relación con la cultura preventiva, se encuentra la compañía.

Mínimos o nulos reportes de información

Aunque algunas veces las empresas hayan superado la barrera anterior y cuenten con una cultura preventiva, puede darse el caso de que los involucrados en la gestión no realicen los reportes de datos habituales.

En este sentido, es necesario promover la participación de todos los equipos de trabajo, y evitar así este tipo de vacíos de información tan importantes.

No definir la cantidad o flujo de trabajo

Establecer unas directrices y definir los procesos y flujos de trabajo, aunque después sufran modificaciones para poder adaptarse a la digitalización, son maneras de garantizar un procedimiento exitoso y superar esta barrera.

No precisar quiénes serán los actores responsables en los PTE

Cada una de las personas debe saber cuál será el rol a desempeñar dentro del proceso de gestión. ¿Tengo definido mi papel?, ¿qué debo hacer y dónde finaliza mi labor?, son preguntas que cada persona debería saber responder. Estas preguntas son claves para que la digitalización funcione de manera exitosa.

Solución eficaz ante las barreras encontradas en la digitalización PTE

Al momento de tramitar permisos de trabajo seguros y especiales, lo ideal es disponer de una app o herramienta informática que haya sido desarrollada de manera particular para la empresa. Así, al contemplar todas las necesidades empresariales, resulta más eficaz.

Durante el proceso de creación de nuestra app para permisos de trabajo digitalesAsseworks, nos hemos tenido que enfrentar a todas estas barreras en sectores tan exigentes como el químico, naval y siderúrgico.

Como resultado, hemos obtenido una app de prevención y seguridad robusta y eficaz que ha ido evolucionando durante dos años con todas las casuísticas que nos hemos encontrado. Ejemplo de ello son nuestros casos de éxito Messer y Astander.

Foreasywork

¿Puede una App de Prevención ayudarnos a disminuir los accidentes?

¿Puede una App de Prevención ayudarnos a disminuir los accidentes?

¿Puede una App de Prevención ayudarnos a disminuir los accidentes?

En Foreasywork, creemos que estos tres principios fortalecen la cultura de seguridad en una organización, contribuyendo a reducir los accidentes.

  1. Es necesario hacer visible el compromiso de la alta dirección y de la cadena de mando para que la seguridad y la salud se conviertan en un valor dentro de nuestra organización.
  2. Cuantas más personas y, especialmente si son ajenas a la prevención, participen en el desarrollo de actividades como la revisión de equipos, las inspecciones de seguridad o los análisis pre-tarea, la implicación será más visible y se obtendrán resultados mejores.
  3. Cuanto menor sea el tiempo de implantación de las medidas propuestas, mayor será la percepción de seguridad para la organización.

Disponer de una App de Prevención contribuye a:

  • Aumentar la cantidad de actividades preventivas por su facilidad de realización.
  • Mayor adherencia de la cadena de mando. La facilidad de uso y la inmediatez de su comunicación incrementa su participación y favorece la visibilidad del compromiso.
  • Disponer de todas las herramientas de control, como check list o similares, en formato electrónico evitando el uso de genéricos. Ello posibilita reducir el número de ítems por formulario y tener tantos check lists como áreas o equipos dispongamos.
  • Agilizar la notificación de riesgos, incidencias, mejoras, etc., visibiliza la participación de los trabajadores ajenos a la cadena de mando.
  • Reducir el tiempo de corrección de desviaciones. El hecho de que la comunicación de incidencias, medidas correctoras y propuestas de mejora sea automática favorece que se adopten medidas de forma más rápida y eficiente.
  • Aportar movilidad y accesibilidad a todos los niveles jerárquicos de la organización en cualquier lugar y en cualquier momento, lo que contribuye a aumentar la visibilidad del compromiso con la seguridad como valor organizacional.
  • Proteger el medio ambiente al eliminar prácticamente el papel.

Claves para una App de Seguridad y de Prevención eficaz:

  • Circuitos de comunicación automáticos.
  • Más tipos modelos y configuraciones de inspecciones, con menor número de ítems por formulario.
  • Segmentación del tipo de actividad en módulos independientes, lo que favorece la identificación de lo que se quiere hacer.
  • Gestión integrada de las medidas correctivas y propuestas de mejora con una trazabilidad completa desde el origen hasta la solución.
Inspecciones de Seguridad versus Observaciones Preventivas

Inspecciones de Seguridad versus Observaciones Preventivas

En que se diferencian las Inspecciones de Seguridad de las Observaciones Preventivas.

Una observación preventiva tiene dos objetivos:

  • Identificar comportamientos seguros para reforzarlos y que se sigan manteniendo
  • Identificar comportamientos mejorables que a través del dialogo con el trabajador se le persuade para su mejora y adaptación.

No hay observación, sin dialogo y no hay cambio de comportamiento si la persona que tiene que cambiar no es consciente de esa necesidad y se convence de ello.

La observación suele realizarse sobre una tarea específica sobre la que se ha establecido la necesidad de observación bien por ser crítica para la seguridad o bien por ser novedosa y que requiere valorar la adopción de nuevos comportamientos.

El observador debe tener conocimientos de la tarea, y además es necesario que tenga ciertas habilidades comunicativas para poder alcanzar los dos objetivos de refuerzo y de persuasión, y que pueda estimular a los observados a mantener y realizar comportamientos seguros.

En cambio, las Inspecciones de Seguridad tienen un enfoque orientado a la identificación de problemas o áreas de mejora a través de la observación directa.  En la práctica habitual, se realizan en instalaciones y procesos dónde la identificación de desviaciones y medidas correctoras es el elemento determinante de su razón de ser.

Obviamente son dos técnicas preventivas parecidas, pero con una metodología diferente, una con un enfoque más comunicativo y persuasivo; y la otra más técnica y orientada hacia condiciones inseguras.

Asseguratte, nuestra app de seguridad

En Asseguratte, nuestra App de Seguridad, hemos desarrollado dos módulos independientes al considerar que las Observaciones Preventivas deben tener una metodología diferente a las Inspecciones de Seguridad

Con Asseguratte podrás tener en una misma aplicación una App de Inspecciones de Seguridad y otra App de Observaciones Preventivas.

Y nuestro equipo puede formar a tus observadores en habilidades comunicativas para que realmente cuando hagan Observaciones Preventivas no terminen realizando Inspecciones de Seguridad.

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